ROBOT PAYMENT様の請求書処理効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
ROBOT PAYMENT様の請求書処理効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の煩雑化とヒューマンエラーについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ROBOT PAYMENT様（ITサービス・従業員218名）の事例を参考に、同様の課題を見ていきましょう。
事業が成長していく中で、毎月処理する請求書の数は数百枚にも及びます。経理部門では、これらの請求書を紙やPDFで受け取り、担当者が一件ずつ内容を目で確認していました。そして、会計システムへ手作業でデータを入力するという、非常に時間と手間のかかる作業を行っていたのです。このプロセスでは、どうしても入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。 さらに、月末月初の繁忙期には業務が集中し、担当者の残業時間が長くなるという大きな課題を抱えていました。
💥 課題の影響：手作業による請求書処理に、経理担当者の業務時間の最大80%が費やされるケースもあります。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: invoiceAgent AI OCR)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。
- • n8nワークフロー：様々なツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要となります。
- • 会計ソフト (例: freee会計)：データ化された請求情報を連携し、仕訳や支払処理を管理します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、各ツールを連携させた自動化の仕組みを構築できます。 例えば、Gmailに届いた請求書PDFを自動でGoogle Driveに保存し、その内容をAI-OCRで読み取ります。そして、抽出した請求書情報をGoogleスプレッドシートに記録し、最終的に会計ソフトへデータを連携させるといった一連の流れを完全に自動化することが可能です。 処理の進捗はSlackなどのチャットツールに通知されるため、担当者はリアルタイムで状況を把握できます。
3 実装手順
まず、毎月受け取る請求書の種類、枚数、フォーマット、現在の処理手順をすべて洗い出し、課題を可視化します。
自社の会計ソフトと連携可能か、サポート体制は十分かなどを基準にAI-OCRツールを選定します。 その後、n8nと連携させるための設定を行います。
特定の取引先や部署の請求書に限定してテスト運用を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を調整することで、精度を高めていきます。
「請求書1枚あたりの処理時間」や「手入力によるエラー発生率」などのKPIを設定し、導入前後の数値を比較して効果を定量的に測定します。
運用を通じて得られた現場のフィードバックを元に、n8nのワークフローを改善します。効果が実証されれば、他の部署や関連業務へ自動化の範囲を拡大していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減 |
| コスト削減 | 年間約150万円 |
| 生産性向上 | 60%改善 |
| エラー率削減 | 95%減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 20万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、自社の請求書処理に毎月どれくらいの時間がかかっているかを計測してみましょう。その上で、AI-OCRやn8nのような自動化ツールが、どの部分で活用できそうか検討してみてください。多くのツールには無料トライアル期間がありますので、実際に試してみるのがおすすめです。私たちfeerは、その第一歩からお客様と伴走し、最適な解決策を一緒に考えます。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ROBOT PAYMENT 公式サイト - 事例として紹介した企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - 本記事で紹介したワークフロー自動化ツールの公式サイトです。
- invoiceAgent AI OCR - 高精度なAI-OCRツールの公式サイトです。
- freee会計 受取請求書 - AIを活用した請求書処理機能を持つ会計ソフトです。
- n8nでの請求書自動化に関する技術ブログ - n8nを使った具体的な自動化ワークフローの解説記事です。
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