JOHNAN様の請求書処理80%効率化事例｜AI導入で月間60時間の時短！
目次
JOHNAN様の請求書処理80%効率化事例｜AI導入で月間60時間の時短！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際のJOHNAN株式会社様（製造業・従業員約800名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、年間約5,000件もの注文書がFAXやメールで届いていました。 担当者の方がその内容を目で確認し、手作業で社内システムへ入力するという作業を繰り返していたのです。取引先ごとに異なるフォーマットの帳票を確認し、手入力する作業は非常に時間がかかり、入力ミスが発生するリスクも常にありました。 特に、特定の担当者に業務が集中しがちで、その方がいないと業務が滞ってしまう「属人化」も大きな問題となっていました。 さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も迫られる中で、従来のやり方では限界を感じていたのです。
💥 課題の影響：手作業による入力作業だけで、年間232時間もの時間が費やされていました。 これは月平均に換算すると約19時間にもなり、コア業務を圧迫する大きな要因でした。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（DX Suiteなど）：紙やPDFの請求書をスキャンし、AIが高精度で文字情報を読み取りデータ化します。
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスをつなぎ合わせ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。
- • Google Drive：電子化された請求書ファイルを保管し、n8nワークフローの起点となる場所として活用します。
- • 会計ソフト（freeeやマネーフォワードなど）：データ化された請求書情報を最終的に登録し、経理処理を完了させます。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務の流れを自動化できます。 具体的には、Gmailに届いた請求書PDFを自動でGoogle Driveに保存し、その内容をAI-OCRで読み取って、最終的に会計ソフトへ自動で登録する、といった一連の流れを構築します。 もし読み取りで不明な点があれば、Slackなどのチャットツールに通知を送って、人の確認を促すことも可能です。
3 実装手順
まず現在の請求書処理の流れを全て書き出し、どこに時間がかかっているのかを明確にします。 処理する請求書の種類や枚数を把握することが重要です。
いくつかのAI-OCRツールを試し、自社で受け取る請求書のフォーマットを最も正確に読み取れるものを選びます。
特定の部署や取引先からの請求書に限定して自動化をスタートさせ、効果を測定します。 この段階で課題を見つけ、改善していくことが成功の鍵です。
試験導入で効果が確認できたら、対象範囲を全社に拡大します。「作業時間の削減率」や「エラーの発生件数」などを数値で追いかけます。
AIは使うほど賢くなります。 定期的に読み取り精度を確認し、新しいフォーマットの請求書にも対応できるよう、運用ルールを見直していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（例：月80時間→月20時間） |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費・郵送費換算） |
| 生産性向上 | 担当者が分析などの高付加価値業務へシフト |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～6ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：請求書処理のような定型業務の自動化は、企業全体の生産性を向上させるための重要な一歩です。 まずは、自社の経理業務の中で「時間がかかっている」「ミスが多い」と感じる作業をリストアップしてみませんか。その小さな気づきが、大きな改善へとつながります。私たちfeerは、その第一歩からお客様と共に走り、最適な解決策を見つけるお手伝いをいたします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- NTT東日本 導入事例：JOHNAN株式会社様 - 本記事で紹介したJOHNAN株式会社の具体的な導入事例です。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- AI-OCRとRPA連携の導入事例 - AI-OCRとRPAを連携させた業務改善事例が紹介されています。
- バクラク請求書受取 導入事例 - 請求書処理自動化サービスの導入事例です。
- 請求書の支払処理を効率化する方法とメリット - 請求書処理自動化のメリットや注意点が解説されています。
- 【2024年最新】AI-OCRの導入事例8選 - 様々な業界でのAI-OCR活用事例がまとめられています。
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