FAX受注業務効率化事例｜AI導入で手入力作業85％の時間短縮を実現
目次
FAX受注業務効率化事例｜AI導入で手入力作業85％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社タナカ様（建築金物製造業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、日々の注文の多くをFAXで受け付けていました。 そのため、毎日大量に届く手書きや形式の異なる注文書を、担当者が一件ずつ基幹システムへ手入力する必要があったのです。この作業は非常に時間がかかり、入力ミスが起こるリスクも常にありました。特に月末の繁忙期には残業が常態化し、担当者の大きな負担となっていたのです。また、特定の担当者しか対応できない「業務の属人化」も問題視されていました。もし担当者が不在の場合、他の誰も対応できず業務が滞ってしまう可能性を抱えていた状況でした。
💥 課題の影響：ある企業では、FAX受注処理だけで月間約100時間もの時間が費やされていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: Google Cloud Vision API, Claude)：FAXで受信した注文書（PDF）から文字情報を高精度で読み取ります。
- • n8nワークフロー：各ツール間のデータ連携を自動化し、一連の業務フローを構築する要のツールです。
- • Google Sheets / Slack：読み取ったデータを一時的に保管し、関係者へ自動で通知を送るために活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務の自動化フローを構築できます。 今回のFAX受注業務では、次のような流れを自動化します。まず、複合機からFAX受信通知がメールで届くのをn8nが常に監視します。 メールに添付された注文書PDFを自動で取得し、そのPDFファイルをAI-OCRツールに渡して文字をデータ化するのです。 読み取られた注文内容（会社名、品番、数量など）は、Google Sheetsに自動で書き込まれ、最後に担当部署のSlackチャンネルへ「新しい注文が入りました」と通知が飛ぶ仕組みです。 これにより、人の手を介さずに受注データがデジタル化され、即座に関係者へ共有されます。
3 実装手順
まず、現在FAXで受信している注文書の種類やフォーマットを全て洗い出します。そして、どの項目をデータ化する必要があるか（会社名、日付、品番、数量など）を明確に定義することが重要です。
手書き文字や複雑なフォーマットが多い場合は、AI機能が強力なOCRツールを選びます。 n8nと各ツール（メール、Google Drive, Google Sheets, Slack）のアカウントを連携させる初期設定を行います。
まずは一部の取引先からの注文書だけでテスト運用を開始します。AI-OCRがうまく読み取れない箇所があれば、設定を微調整（チューニング）して認識精度を高めていく作業が必要です。
試験導入で安定した精度が確認できたら、全てのFAX注文書を対象に本格運用を開始します。導入前後で「作業時間」や「エラー発生率」がどれだけ削減されたか、具体的な数値（KPI）で効果を測定します。
運用後も定期的にプロセスの見直しを行います。将来的には、基幹システムへの直接入力や、在庫確認までを自動化するなど、ワークフローの適用範囲を拡大していくことを目指します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 85%削減（月100時間→15時間） |
| コスト削減 | 年間約128万円 |
| 生産性向上 | 20%改善 |
| エラー率削減 | 95%減少（ヒューマンエラーの撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツールのライセンス費用等） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、あなたの会社で毎日繰り返されている単純作業がないか見直してみましょう。特に、FAXやメールの情報を別のシステムに転記している作業は、AI自動化の絶好のターゲットです。今回の事例を参考に、自社のどの業務に適用できそうか、チームで話し合ってみることから始めてみませんか。私たちfeerは、そんな第一歩を全力でサポートし、皆さまと共に走り続けます。
参考資料・関連リンク
- 【導入事例】株式会社タナカ様 - Canon - クラウド型AI OCRソリューションの導入事例です。
- 発注書AI-OCRの導入事例｜インフォマート - 受注業務の効率化事例が多数掲載されています。
- n8n - Workflow Automation - 今回の自動化の要となるn8n公式サイトです。
- 【2025年版】中小企業のAI活用事例と導入メリット - Kipwise - 中小企業のAI導入に関する包括的な情報が得られます。
- 製造業でAIを導入した事例｜リコー - 製造業におけるAI活用の具体的な事例を紹介しています。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note - n8nとAIを活用した具体的なワークフローが解説されています。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む