FAX受発注業務効率化事例｜AI導入で月間85％の時間短縮を実現
目次
FAX受発注業務効率化事例｜AI導入で月間85％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXによる受発注業務の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社シムトップス様（ソフトウェア開発業・従業員51〜100名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [8, 30]
こちらの企業様のような製造業や卸売業の現場では、取引先との関係でFAXでの注文が今もなお多く残っています。 [17, 26] 毎日大量に届くFAX注文書を一枚ずつ手で確認し、品番や数量、納期などの情報を基幹システムへ手入力する作業が発生していました。 [24] このプロセスは時間がかかるだけでなく、読み間違いや入力ミスといったヒューマンエラーが起こりやすい状況でした。 [26] 特に繁忙期には処理が追いつかず、残業の主な原因となり、担当者が不在の際には業務が滞ってしまうという属人化の問題も抱えていたのです。 [17]
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力に毎月約80時間以上を費やし、入力ミスによる手戻りや確認作業でさらに20時間のロスが発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（DX Suiteなど）：手書きや印字されたFAXの文字を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。 [3]
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、データ処理のフロー全体を自動化する要の役割を担います。 [27]
- • クラウドストレージ（Google Driveなど）：受信したFAXデータをPDFとして保存し、n8nがアクセスする場所です。
- • コミュニケーションツール（Slackなど）：処理結果やエラーを担当者にリアルタイムで通知します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使った具体的なワークフロー設計は以下の通りです。まず複合機が受信したFAXをPDF化し、指定のクラウドストレージに自動保存します。n8nがフォルダを常時監視し、新しいファイルが追加されるとワークフローが起動します。 [25] 次にn8nがAI-OCRツールのAPIを呼び出し、PDFデータを送信して文字情報をテキスト化させます。AI-OCRから返ってきたテキストデータをn8nが受け取り、品番や数量、納期といった必要な項目を自動で抽出・整形します。最後にn8nが基幹システムのAPIと連携し、整形したデータを自動で登録、処理が完了したら担当者へSlackで通知するという流れです。 [28] この仕組みで、FAX受信からシステム登録までの一連の流れを完全に自動化します。
3 実装手順
現在のFAX受注業務フローを可視化し、処理時間やミス発生率を数値で把握します。自動化対象とする帳票の種類やフォーマットを整理します。
AI-OCRの読み取り精度や基幹システムとの連携性を考慮し、最適なツールを選定します。n8nで各ツールを連携させるためのAPI設定や認証設定を行います。
特定の取引先や帳票に限定してスモールスタートし、AI-OCRの読み取り精度やワークフロー全体の動作を検証します。 [18] 読み取りにくい文字のパターンなどを学習させ、精度を向上させるチューニングを行います。
全社的に展開し、本格運用を開始します。「作業時間」「エラー発生率」「コスト」などのKPIを設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
運用の中で出てきた新たな課題に対応し、n8nのワークフローを継続的に改善します。受発注業務だけでなく、請求書処理など他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大85%削減（月間100時間→15時間） |
| コスト削減 | 年間約250万円（人件費・残業代） |
| 生産性向上 | 30%改善（コア業務への集中） |
| エラー率削減 | 95%減少（手入力ミスの撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 50万円～150万円 |
| 月額運用費 | 5万円～20万円（AI-OCRやn8nのライセンス費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは貴社のFAX受注業務の流れを書き出し、どこに一番時間がかかっているか可視化することから始めてみませんか。毎日当たり前だと思っていた手作業の中にこそ、改善の大きなヒントが隠されています。feerでは、その業務の可視化からお客様と並走し、最適な自動化プランを一緒に考え、実現までサポートいたします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社シムトップス 公式サイト - 今回事例として参考にさせていただいた企業の公式サイトです。
- AI-OCR DX Suite 公式サイト - 高精度な文字認識を実現するAI-OCRツールの公式サイトです。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化プラットフォームn8nの公式サイトです。
- UiPath AI-OCRソリューション - RPAとAI-OCRを組み合わせたソリューションに関する情報です。
- FAX受注をAI-OCRで自動化する時代へ - FAX受注の自動化に関する詳細な解説記事です。 [17]
- 受発注業務を自動化するには？成功事例をご紹介 - 受発注業務の自動化に関する事例や手法が紹介されています。 [15]
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