タナカ様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で月83時間の時短！
目次
タナカ様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で月83時間の時短！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやメールでの受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社タナカ様（製造業・従業員130名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [3]
こちらの企業様では、木造住宅用の耐震金物を製造しており、多くの注文がFAXで届いていました。 [3] 届いた注文書は、担当者が一件一件手作業で基幹システムへ転記入力をおこなっていました。しかし、取引先ごとに注文書のフォーマットが異なり、手書きの文字や印影のかすれなどから、読み取りミスや入力ミスが頻繁に発生していたのです。この確認作業や修正作業に多くの時間がとられてしまい、担当者は本来おこなうべき営業サポートなどの業務に集中できない状態でした。 [3] 特に月末の締め時期には作業が集中し、残業が常態化してしまうことも大きな悩みだったそうです。
💥 課題の影響：手入力による受注処理に月間約100時間かかっており、人的ミスによる手戻りも大きな負担となっていました。 [7]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
中小企業基盤整備機構の調査では、DXに期待する成果として「業務の効率化」が64.0％と最も高くなっています。 [14]
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (SmartReadなど)：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。 [10]
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要です。 [24]
- • kintone (またはGoogle Sheets)：データ化された注文情報を蓄積・管理するデータベースとして活用します。 [11]
- • Slack (またはMicrosoft Teams)：処理の完了やエラー発生を担当者にリアルタイムで通知します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！ [22]
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で業務の自動化フローを組み立てられるツールです。 [29] 今回の事例では、以下のようなワークフローを設計します。まず、複合機でスキャンされたFAX注文書が指定のフォルダに保存されると、n8nがそれを検知します。次に、n8nがAI-OCRサービスの「SmartRead」を呼び出し、注文書の画像をテキストデータに変換させます。 [10] AI-OCRが読み取った取引先名、商品名、数量などのデータはn8nに戻されます。n8nは受け取ったデータをkintoneのデータベースに自動で登録し、最後にSlackへ「受注処理が完了しました」と通知を送ります。 [11] もしAI-OCRが読み取れなかった項目があった場合は、担当者にメンションをつけて確認を促す通知を送る、といった分岐処理も可能です。
3 実装手順
まず、どのようなフォーマットの注文書が、月に何枚くらい届くのかを把握します。処理に時間がかかっている原因（手書きが多い、特定のフォーマットが複雑など）を特定することが重要です。
複数のAI-OCRツールを比較し、自社の注文書の読取精度が高いものを選びます。株式会社ファンケルの事例では、データ連携ツールとAI-OCRを組み合わせ、処理速度を5倍に向上させています。 [10]
まずは特定の取引先や一部の注文書に限定して、スモールスタートで試験導入をおこないます。AI-OCRの読み取り結果を確認し、必要に応じて設定を調整（チューニング）して精度を高めていきます。
試験導入で効果が確認できたら、対象を全社に拡大して本格運用を開始します。KPI（重要業績評価指標）として「月間の受注処理時間」や「手入力によるエラー率」を設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
運用開始後も、定期的にワークフローを見直し、改善を続けます。例えば、受注処理だけでなく、請求書処理や在庫管理など、他の業務にも自動化の範囲を広げていくことで、さらなる生産性向上が期待できます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約83%削減（月100時間 → 17時間） |
| コスト削減 | 年間約128万円の見込み [2] |
| 生産性向上 | 入力担当者が営業サポートなど高付加価値業務へシフト [3] |
| エラー率削減 | 人的ミスを90%以上削減 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円（ツール初期設定、コンサルティング費用など） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（各ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは皆さまの会社で、毎日繰り返されている単純作業や、時間がかかっている業務を洗い出すことから始めてみませんか。特に紙やFAXが関わる業務は、AI-OCRとn8nによる自動化の効果が出やすいポイントです。いきなり全社で導入するのではなく、特定の部署や業務に絞って小さく試してみることが成功への近道です。私たちfeerは、そんな第一歩を一緒に踏み出すパートナーとして、皆さまの挑戦を全力でサポートします。
参考資料・関連リンク
- キヤノン：株式会社タナカ様 導入事例 - クラウド型AI OCRソリューションの導入事例です。
- インフォマート：発注書AI-OCRの導入事例 - さまざまな企業のAI-OCR導入事例が紹介されています。
- n8n公式サイト - オープンソースのワークフロー自動化ツールです。
- kintone公式サイト - 業務アプリ開発プラットフォームです。
- SmartRead：導入事例 - AI-OCR「SmartRead」の公式サイトです。
- 東京商工会議所：中小製造業の好事例集 - 中小企業のデジタルツール活用事例が掲載されています。
- 中小企業基盤整備機構：中小企業のDX推進に関する調査 - 中小企業のDXに関する統計データです。
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参考資料・関連リンク
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