太陽油脂株式会社様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減！
目次
太陽油脂株式会社様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られるFAXによる煩雑な受発注業務について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の太陽油脂株式会社様（製造業・従業員170名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、取引先からの注文の多くをFAXで受け付けていました。毎日大量に届く手書きや形式の異なる注文書を、担当者が一枚一枚確認しながら基幹システムへ手作業で入力する必要があったのです。このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや読み間違いといった人為的エラーが発生しやすい状況でした。特に、担当者が少ないため業務が特定の人に集中しやすく、その人が不在の際には受注処理が滞ってしまうという属人化の問題も抱えておられました。 この手作業による入力業務が、社員の長時間労働の大きな原因となっていたのです。
💥 課題の影響：FAXによる受注業務だけで、月間約80時間もの工数がかかっていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR「DX Suite」：手書きや多様な形式のFAX注文書を、AIが高精度に読み取りデータ化します。
- • n8nワークフロー：各ツールやシステムを連携させ、一連の受注プロセスを自動化する要です。
- • RPAツール「アシロボ」など：AI-OCRでデータ化された情報を、基幹システムへ自動で転記します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、ノードを繋ぎ合わせることで直感的に自動化のフローを構築できるツールです。 今回のケースでは、以下のようなワークフローを設計します。
- トリガー：FAXが電子化されて特定のフォルダに保存されたら、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCR連携：n8nが新しいFAXデータを検知し、AI-OCR「DX Suite」にAPI経由で送信します。
- データ抽出：DX Suiteが注文書から会社名、品番、数量などの情報を高精度で読み取り、構造化されたデータとしてn8nに返します。
- データ整形：n8nが受け取ったデータを、基幹システムに入力しやすい形式に加工します。
- システム入力（RPA連携）：整形されたデータをRPAツールに渡し、基幹システムへ自動的に転記させます。
- 完了通知：処理が正常に完了したら、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールに「受注処理完了」の通知を送ります。
- エラー処理：もしAI-OCRが文字を読み取れなかったり、在庫が不足していたりした場合は、担当者に確認を依頼する通知を送り、手動での対応を促します。
3 実装手順
まず、どのような形式の注文書が、一日に何件くらい届くのかを分析します。過去の注文書をサンプルとして収集し、AI-OCRの読み取り精度をテストするための準備をおこないます。
AI-OCRやRPAツールを選定し、無料トライアルなどを活用して自社の注文書との相性を確認します。 選定後、各ツールの初期設定とアカウント連携を進めます。
まずは一部の取引先からの注文書のみを対象に、自動化ワークフローを試験的に導入します。読み取り精度が低い箇所などを特定し、AI-OCRの設定を調整（チューニング）して精度を高めていきます。
試験導入で問題がなければ、対象を全取引先に拡大して本格運用を開始します。作業時間の削減率やエラーの発生率などのKPI（重要業績評価指標）を設定し、導入効果を定期的に測定します。
運用しながら、さらに改善できる点がないかを探します。例えば、受注業務だけでなく、請求書処理や在庫管理など、他の業務にも自動化の範囲を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月間約80時間 → 20時間以下（75%以上削減） |
| コスト削減 | 年間100万円以上の人件費削減見込み |
| 生産性向上 | 担当者はより付加価値の高い業務へ集中可能に |
| エラー率削減 | 手入力によるミスを95%以上削減 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～15万円（処理枚数による） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：毎日繰り返されるFAXの入力作業は、AIと自動化ツールで解決できる課題です。まずは、自社の受注業務にどれくらいの時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを記録してみることから始めませんか。現状を正しく把握することが、改善への第一歩となります。feerは、その現状分析からお客様と一緒に走り、最適な解決策を見つけるお手伝いをいたします。小さな一歩から、大きな変革を共に実現しましょう。
参考資料・関連リンク
- 【スマートOCR】導入事例 - 太陽油脂株式会社様の事例が掲載されています。
- 【DX Suite】導入事例 - AI-OCR市場シェアNo.1ツールの公式サイトです。
- 【n8n】公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイト（英語）です。
- 【キヤノンMJ】株式会社タナカ様 導入事例 - 同様のFAX受注業務の改善事例です。
- 【インフォマート】発注書AI-OCR 導入事例 - 食品業界などでのFAX受注業務の改善事例です。
- 【BizRobo!】製造業でのRPA導入事例 - 中小企業におけるRPA導入の参考事例です。
- 【経済産業省】製造業のDX - 国が推進する製造業のデジタルトランスフォーメーションに関する情報です。
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