FAX受注業務の効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現

FAX受注業務の効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現

5分2025年9月10日 03:02
#AI#業務改善#DX#効率化#自動化

目次

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FAX受注業務の効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現

課題事例

課題シーンのイラスト
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こんにちは、株式会社feer広報部です！

今回は製造業界の中小企業様でよく見られるFAX受注業務の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。

📋 今回の企業様の事例

実際の株式会社三松様（製造業・従業員135名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [22, 23, 25]

こちらの企業様のような製造業の現場では、今でも多くの注文がFAXで届きます。 [7] 担当者は毎日、山のように届く紙の注文書とにらめっこ。その内容を一つひとつ手で基幹システムに入力する作業に追われていました。 [9, 10] 取引先ごとに注文書のフォーマットはバラバラで、手書きの文字が読みにくいこともしばしばあります。 [7] そのため、入力ミスが起きやすく、確認作業にも多くの時間を費やしていました。繁忙期には残業が増え、本来注力すべき品質改善や顧客対応といった、より付加価値の高い業務に手が回らない状況だったのです。このようなアナログな作業は、従業員の大きな負担になるだけでなく、処理の遅延が顧客満足度の低下に繋がるリスクも抱えています。 [5]

💥 課題の影響：ある製造業の事例では、受注処理に月200時間かかっていた作業が、AI導入後45時間に短縮された報告もあります。 [4]

📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください

AI改善提案

💡

そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！

こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。

1 使用するAI技術・ツール

🛠️

今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。

どれも実績のある信頼できるツールばかりです！

  • • AI-OCR (例: DX Suite, スマートOCR)：AI技術で紙の注文書を高精度に読み取り、テキストデータに変換します。 [8, 17]
  • • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを繋ぎ合わせ、一連の業務プロセスを自動化する「自動化の要」です。 [21]
  • • Google Workspace (Gmail, Google Sheets)：受信したFAXデータの保管や、AI-OCRで読み取ったデータの記録・管理に利用します。

2 n8nワークフローによる自動化アプローチ

⚡

ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！

n8nは、プログラミングの知識が少なくても、視覚的な操作で複雑な自動化フローを構築できるツールです。 [29] 今回のFAX受注業務は、n8nを使って以下のように自動化できます。まず、複合機で受信したFAXがPDFとして指定のGmailアドレスに転送されるように設定します。n8nはGmailを常に監視し、新しい注文書メールを受信すると自動的にワークフローを開始します。次に、添付されたPDFファイルをAI-OCRツールに送信し、注文内容（会社名、品番、数量など）をテキストデータとして抽出します。抽出されたデータは、n8nがGoogle Sheetsの指定されたシートに自動で追記します。最後に、処理が完了したことを担当者のチャットツール（Slackなど）に通知し、確認を促します。これにより、手作業による入力は一切不要になります。

3 実装手順

1
現状分析とデータ収集
まずどの帳票の処理にどれだけ時間がかかっているか、ミスがどれくらいの頻度で発生しているかを具体的に洗い出します。 [4]
2
ツール選定と初期設定
対象の帳票（手書き文字の多さ、フォーマットの種類など）に合わせて最適なAI-OCRツールを選定します。 [4] その後n8nと連携設定を行います。
3
試験導入とチューニング
特定の取引先や帳票に絞って試験的に導入を開始します。読み取り精度が低い箇所を特定し、AI-OCRの設定を調整して精度を高めます。
4
本格運用と効果測定
全社的に運用を広げ、「データ入力時間の削減率」や「入力ミス率の低下」などのKPI（重要業績評価指標）を定めて効果を測定します。 [4]
5
継続改善とスケールアップ
定期的に運用の見直しを行い、他の部署の書類処理など、自動化できる業務範囲をさらに広げていくことを検討します。

期待できる定量的効果

効果項目 改善効果
作業時間短縮約70～80%削減 [4, 6]
コスト削減年間200万円以上（人件費換算）
生産性向上43%改善の事例あり [19]
エラー率削減90%以上減少 [20]

導入期間・コスト概算

項目 期間・費用
導入期間2ヶ月～4ヶ月
初期費用30万円～100万円
月額運用費5万円～15万円（AI-OCR利用料等）

まとめ

✅

いかがでしたでしょうか？

今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。

次のステップ：FAX受注業務の自動化は、人手不足に悩む多くの中小企業にとって、非常に効果的な一手です。 [15] AI-OCRとn8nのような自動化ツールを組み合わせることで、コストを抑えながら大きな成果が期待できます。まずは自社の業務フローを可視化し、どこに一番時間がかかっているのかを把握することから始めてみませんか。feerは、そのような最初のステップからお客様と並走し、最適な解決策を一緒に考えます。ぜひお気軽にご相談ください。

参考資料・関連リンク

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