シムトップス様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
シムトップス様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社シムトップス様（ソフトウェア開発業・従業員約100名）の顧客事例では、どんな課題があったのでしょうか？
同社が提供する現場帳票ペーパーレス化ソリューション「i-Reporter」は多くの製造業で導入されています。 その顧客である製造業の現場では、取引先からFAXやメールで送られてくる注文書が大きな課題でした。 注文書のフォーマットは取引先ごとに異なり、手書きの文字や不鮮明な印字も少なくありません。担当者は毎日、大量の注文書の内容を目で確認し、手作業で基幹システムへ入力する必要がありました。この作業は非常に時間がかかるうえ、品番や数量の入力ミスが頻繁に発生し、後工程での手戻りや納期遅延の原因となっていました。特に担当者が少ない中小企業では、一人の担当者に業務が集中しがちで、その人が不在の際には業務が完全に滞ってしまうという属人化の問題も深刻だったのです。
💥 課題の影響：ある製造業の事例では、手作業によるデータ入力に月間200時間もの時間が費やされていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite, Google Cloud Vision)：FAXやPDF形式の注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。
- • Google スプレッドシート / Airtable：抽出したデータを一時的に保存、確認、編集するためのデータベースとして活用します。
- • Slack / Microsoft Teams：処理結果の通知や、読み取りが不鮮明だった箇所の確認依頼を関係者に自動で送信します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識が少なくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できるツールです。 今回の受発注業務では、以下のようなワークフローを構築します。まず、メール受信をきっかけに処理を開始します。 添付された注文書（PDFや画像）をAI-OCRサービスに送信し、文字情報を抽出します。次に、抽出したテキストデータから「会社名」「品番」「数量」「納期」といった必要な情報をAI（ChatGPTなど）が自動で抜き出し、構造化データに整形します。 その後、整形したデータをGoogleスプレッドシートに自動で記録します。最後に、処理結果をSlackで担当者に通知し、もしAIが読み取れなかった項目があれば、確認を促すメッセージを送る、という流れをすべて自動化します。
3 実装手順
まず、現在処理している注文書の種類、フォーマット、月間枚数を整理します。各処理にかかる時間を計測し、どこに一番時間がかかっているのかを明確にします。
いくつかのAI-OCRツールで、実際の注文書を読み込ませて精度を比較検証します。最も精度が高いツールを選定し、n8nとの連携設定を行います。
特定の取引先や、特定のフォーマットの注文書に限定して試験運用を開始します。 読み取り精度が低い箇所の原因を分析し、AI-OCRの設定やn8nのデータ整形方法を調整します。
試験導入で効果が確認できたら、対象範囲を全取引先に拡大します。KPI（重要業績評価指標）として「処理時間」「エラー率」「コスト」を設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
運用しながら、新たな課題や改善点を見つけ、継続的にワークフローを改善します。将来的には、基幹システム（ERP）と直接API連携させ、データ入力を完全に自動化することも目指します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間150万円以上（人件費換算） |
| 生産性向上 | 20%以上改善 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～100万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツールのライセンス費用による） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：FAXやメールの処理のような単純な繰り返し作業は、AIによる自動化に最適な領域です。 まずは、毎日繰り返している手作業をリストアップしてみませんか。その中に、AIで自動化できる宝物が眠っているかもしれません。私たちfeerは、その宝探しから、実際の業務改善まで、皆さまと一緒に走ります。どんな小さな課題でも、お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社シムトップス 公式サイト - 今回参考にした事例の企業公式サイトです。
- 株式会社シムトップス ZAC導入事例 - 業務管理システム導入に関する事例です。
- 製造業におけるAI OCRの活用事例9選 - AISpect - 製造業でのAI-OCRの具体的な活用例が紹介されています。
- n8n.io - Workflow Automation - 今回のキーテクノロジーであるn8nの公式サイトです。
- DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するためのガイドブック - 経済産業省 - 国が推進するDXに関する公式資料です。
- 【ド素人チャレンジ】n8nでメール自動化ロボット構築！ - YouTube - n8nを使ったメール自動化の具体的な構築例が動画で解説されています。
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