日本化学産業様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で78％の時間短縮！
目次
日本化学産業様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で78％の時間短縮！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる「FAXやメールによるアナログな受発注業務」について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の日本化学産業株式会社様（化学製品製造業・従業員約300名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、受注業務の約7割がFAXで寄せられていました。 そのため、担当者が注文書の内容を目で確認し、手作業で基幹システムへ入力するという作業が毎日発生していたのです。このプロセスは時間がかかるだけでなく、どうしても入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーが起きてしまいます。特に、繁忙期には処理が追いつかず、残業時間が増加する一因となっていました。また、特定の担当者しか対応できない「業務の属人化」も進んでおり、担当者が不在の際には業務が滞ってしまうというリスクも抱えていたのです。
💥 課題の影響：ある製造業の事例では、同様の課題によって手作業に月200時間もの時間が費やされていました。
📚 参考資料：中小企業のDX推進における課題については、中小企業庁の調査もご参照ください。
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (SmartReadなど)：FAXやPDFの注文書をAIが読み取り、文字情報をデータ化します。 手書き文字にも強いのが特徴です。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
- • Google Workspace (Gmail, Google Sheets)：メールでの注文受付や、抽出したデータの一時的な保管場所として活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できるツールです。 今回は以下のような流れを自動で実行するワークフローを構築します。
- メール受信をトリガー：Gmailに特定の取引先から注文メールが届くと、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCRでデータ化：添付されたFAX画像やPDFの注文書をAI-OCRサービスに送り、記載されている「品番」「数量」「納期」などの文字をデータに変換します。
- データをGoogle Sheetsへ転記：抽出されたデータをGoogle Sheetsの指定した行に自動で入力し、一覧化します。
- 担当者へ確認依頼：AI-OCRの読み取り精度は100%ではないため、最終確認を担当者が行えるよう、Slackやメールで通知を送ります。 これにより、目視確認はするものの、入力作業そのものは不要になります。
3 実装手順
まず現在の業務フローを可視化し、どの作業にどれくらい時間がかかっているかを洗い出します。 対象となる注文書のフォーマットを整理することも重要です。
扱う帳票の種類や量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選びます。n8nは小規模から始められるため、まずは特定の取引先のみを対象にするなどスモールスタートがおすすめです。
実際の注文書データを使ってテスト運用（PoC）を行います。 AI-OCRが読み取りやすいように帳票フォーマットの微調整を取引先にお願いしたり、読み取り精度の低い箇所を特定し改善したりします。
試験導入で効果が確認できたら、対象範囲を広げて本格運用を開始します。「作業時間」「エラー発生率」などのKPIを設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
受注業務で得られたノウハウを活かし、請求書処理や在庫管理など、他の業務へ自動化の範囲を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約78%削減（月200時間→45時間） |
| コスト削減 | 年間約300万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 約34%向上（総務省調査より） |
| エラー率削減 | 約90%減少（手入力比） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 2万円～10万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、皆さまの会社で一番時間のかかっている単純作業を一つ見つけてみてください。それが自動化への第一歩です。 今回ご紹介したAI-OCRとn8nの組み合わせは、専門的な知識がなくても始められ、低コストで大きな効果が期待できます。私たちfeerは、そんな皆さまの「最初の一歩」からゴールまで、しっかりと隣で伴走させていただきます。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 日本化学産業株式会社 公式サイト - 事例として紹介した企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - 今回の自動化の要となるワークフローツールです。
- AI-OCR SmartRead - 日本化学産業様も導入したAI-OCRツールの公式サイトです。
- 中小企業・小規模事業者の現状と課題について (中小企業庁) - 中小企業のDXに関する公的な資料です。
- AI-OCRの導入事例10選をご紹介！ (GMOサイン) - 様々な業界でのAI-OCR導入事例が紹介されています。
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