森永商事様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で70％の時間短縮を実現
目次
森永商事様のFAX受注業務効率化事例｜AI導入で70％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は食品卸売業界の中小企業様でよく見られる手書きFAXによる受注業務の負担増大について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の森永商事株式会社様（食品卸売業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、取引先からの注文の多くが手書きのFAXで届いていました。 担当者が一枚一枚、注文書の内容を目で確認して、基幹システムへ手作業で入力する必要があったのです。特に午前中や夕方など注文が集中する時間帯には、入力作業が追い付かずに他の業務を圧迫していました。さらに、手書き文字の読み間違いや入力ミスがどうしても発生してしまい、誤った商品を発送してしまうことによる手戻りや、顧客との関係悪化のリスクも抱えていたのです。このような属人化しやすく、テレワークも困難な業務フローが、長年の課題となっていました。
💥 課題の影響：FAX受注処理に月間約100時間もの時間が費やされ、入力ミスによる手戻りが毎月数件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (光学的文字認識)：手書き文字や活字で書かれたFAX注文書をAIが読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：AI-OCRや社内システムなど、複数のツールを連携させて一連の業務プロセスを自動化する要です。
- • クラウドストレージ (Google Driveなど)：受信したFAXデータを電子ファイルとして保存し、どこからでもアクセスできるようにします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、以下のような一連の流れを自動で実行する仕組みを構築できます。
- FAX複合機が注文書を受信すると、自動的にPDF化してクラウドストレージの指定フォルダに保存します。
- n8nがフォルダを常時監視し、新しいファイルが追加されるのを検知します。
- n8nがそのPDFファイルをAI-OCRツールへ送信し、文字のデータ化を指示します。
- AI-OCRが読み取った商品名や数量などのテキストデータをn8nが受け取ります。
- n8nが受け取ったデータを基幹システムのフォーマットに合わせて整形し、自動で入力（API連携またはRPA）します。
- 処理が完了したら、n8nが担当者のチャットツール（Slackなど）に「受注処理完了」の通知を送ります。
3 実装手順
まず現在の業務フローを可視化し、FAXの処理にどれくらいの時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを具体的に把握します。
手書き文字の読み取り精度や、基幹システムとの連携のしやすさを考慮して最適なAI-OCRツールを選びます。n8nの初期設定も行います。
まずは特定の取引先からのFAXに限定して試験的に導入し、AI-OCRの読み取り精度を確認しながら調整（チューニング）を行います。
全取引先へ展開し、本格運用を開始します。「作業時間」や「エラー率」などの指標（KPI）を設定し、導入前後の変化を具体的に測定します。
運用しながら得られたデータをもとに、さらなる改善点を探します。将来的には請求書処理など、他の業務への応用も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約70%削減（月100時間 → 月30時間） |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費・残業代換算） |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い業務に集中可能 |
| エラー率削減 | 95%以上減少（ヒューマンエラーの撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円（ツールライセンス、設定費用） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツール利用料、保守費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、あなたの会社で毎日繰り返されている単純作業や、時間がかかっている手作業をリストアップしてみませんか。特にFAXや紙の書類を扱っている業務は、AI自動化の大きなチャンスです。小さな範囲からでも試してみることで、今回ご紹介したような大きな成果に繋がる第一歩となります。私たちfeerは、そんな一歩を全力でサポートし、皆さまと共に走ります。
参考資料・関連リンク
- 発注書AI-OCRの導入事例 - インフォマート - 森永商事株式会社様の事例が紹介されています。
- AI-OCRを活用した業務改善事例(受注業務) – 株式会社アンソネット - 医薬品業界でのFAX受注業務改善事例です。
- n8n - Workflow Automation - 今回の自動化の要となるn8nの公式サイトです。
- Dai、FAX受注を自動取込できる「AI-OCR」を今秋サービス化 - 日本ネット経済新聞 - BtoBにおけるFAX受注の課題とAI-OCRの可能性に関するニュースです。
- AIによるFAXの読み取り及び受発注効率化 - パロアルトインサイト - 住宅設備部材販売会社でのAI-OCR導入事例です。
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参考資料・関連リンク
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