製造業の業務効率化事例｜AI導入でFAX受注業務の時間を80％削減！
目次
製造業の業務効率化事例｜AI導入でFAX受注業務の時間を80％削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXによる受発注業務の非効率化と属人化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ヨシズミプレス様（製造業・従業員65名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [4]
こちらの企業様では、取引先ごとに形式が異なるFAXやPDFの注文書が毎日大量に届いていました。担当者が一枚一枚、内容を目で確認して、手作業で基幹システムへデータを入力する必要がありました。この作業は特定の担当者に依存しており、その方が不在の際には業務が滞ってしまう「属人化」が大きな問題だったのです。また、手作業による入力ミスが頻発し、確認や修正作業に多くの時間が割かれていました。繁忙期には残業が常態化し、他のもっと重要な業務に時間を割けない状況が続いていたのです。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力に毎月約150時間以上を費やし、入力ミスによる手戻りが月平均15件発生していました。 [2]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR「DX Suite」：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、文字をデータ化します。 [3]
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。 [6]
- • Google Sheets：AI-OCRが読み取ったデータを確認・修正するための一時的な保管場所として活用します。
- • Slack：担当者へ処理完了や確認依頼の通知を自動で送信します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、視覚的な操作で業務の流れを自動化できます。 [18] 今回のFAX受注業務では、以下のようなワークフローを構築します。まず、複合機からFAXデータが指定のフォルダに保存されると、n8nがそれを検知します。次に、n8nが自動でAI-OCRツールにデータを送り、文字情報を抽出させます。抽出された取引先名、品番、数量などのデータは、n8nを通じてGoogle Sheetsに転記されます。最後に、担当者のSlackへ「新しい注文データが追加されました。内容を確認してください」という通知が送られる流れです。これにより、手作業は最終確認のみになります。 [7, 9]
3 実装手順
まず、どのような種類の注文書が、一日に何枚くらい届くのかを把握します。AIの精度はデータの質に左右されるため、社内に保管されている過去の注文書データを整理することから始めます。 [1]
AI-OCRツールを選び、読み取りたい項目（会社名、品番、数量など）を設定します。n8nで各ツールのアカウントを連携させ、基本的なワークフローを構築します。
まずは一部の取引先の注文書だけで試験的に運用を開始します。読み取り精度が低い箇所を特定し、AI-OCRの学習機能を使って精度を向上させる調整をおこないます。 [15]
全取引先を対象に本格運用を開始します。導入前後で「作業時間」「ミス発生件数」を比較し、どれだけ効果があったかを具体的な数値で測定します。
定期的に運用の見直しをおこないます。将来的には基幹システムと直接API連携させ、データ入力の完全自動化を目指すなど、段階的な拡張を計画します。 [6]
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減（月150時間 → 月30時間） [13] |
| コスト削減 | 年間約300万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 60%改善 [3] |
| エラー率削減 | 95%減少（ほぼゼロへ） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円 [13] |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは皆様の会社で「毎日繰り返している単純作業」や「特定の担当者しかできない業務」がないか探してみてください。FAX受注業務のような定型的な作業は、AI自動化の最初のステップとして最適です。feerは、お客様の業務内容を丁寧にヒアリングし、最適な自動化プランを一緒に考えます。小さな一歩から、大きな変革を共に実現しましょう。
参考資料・関連リンク
- AIはどのような業務を効率化できる？中小企業の活用事例を紹介 - Fujifilm
- 株式会社ヨシズミプレス 公式サイト
- 神戸製鉄所 帳票処理の自動化で60%の業務時間削減 - 富士フイルム
- n8n - Workflow Automation
- n8nで始める社内業務自動化｜Zapier超えの柔軟性と実践例 - サイトエンジン株式会社
- AI-OCRとRPA導入による帳票業務の自動化手法 - ユーザックシステム
- 受発注業務を自動化するには？具体的な方法と注意点、成功事例をご紹介 - アラジンEC
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