経理業務効率化事例｜AI導入で請求書処理の時間を90％削減！
目次
経理業務効率化事例｜AI導入で請求書処理の時間を90％削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社アクシア様（ITコンサルティング・従業員21名）のような企業では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のような成長中の中小企業では、事業拡大に伴い取引先が増加し、毎月受け取る請求書の枚数も増え続けます。 請求書は紙で郵送されるもの、PDFでメールに添付されるものなど形式がバラバラです。 経理担当者はそれら一枚一枚の内容を目で確認し、会計システムへ手作業で転記していました。 この作業は非常に時間がかかり、入力ミスや計上漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい状況でした。 月末の締め日には作業が集中し、担当者の残業が常態化することも少なくありません。 担当者が少ないため業務が属人化しやすく、急な欠勤などで業務が滞るリスクも抱えていたのです。
💥 課題の影響：Sansan株式会社の調査によると、請求書処理1枚あたりの平均時間は53.4分にも及び、経理担当者の大きな負担となっています。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (SmartReadなど)：AIを活用した光学文字認識技術で、請求書の画像からテキスト情報を高精度で抽出します。
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスをAPI連携させ、一連の業務プロセスを自動化するための要です。
- • クラウド会計ソフト (マネーフォワード クラウド会計など)：抽出・整形されたデータを最終的に登録し、仕訳を自動作成します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、人の手を介さずに請求書処理を完結させる流れを構築できます。 まず、メールで受信した請求書PDFをGmailトリガーで検知します。 そして、添付ファイルをGoogle Driveなどのクラウドストレージに自動で保存します。 その後、AI-OCRのAPIを呼び出して、保存したPDFから請求日、金額、取引先名などの重要項目をデータとして抽出するのです。 抽出したデータは、会計ソフトのAPIを通じて自動で仕訳データとして登録されます。 最後に、処理結果をSlackなどのチャットツールに通知し、担当者は内容を確認するだけで作業が完了します。
3 実装手順
まず、どのような形式の請求書が毎月何枚くらい届くのかを把握します。そして、現在の処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているのかボトルネックを特定することが重要です。
分析結果を基に、自社の請求書フォーマットとの相性が良いAI-OCRツールを選定します。 その後、n8nと各ツール（Gmail, Google Drive, AI-OCR, 会計ソフト, Slack）のアカウントを連携させるための初期設定（APIキーの設定など）を行います。
まずは一部の請求書処理からスモールスタートで自動化を試します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、特定のフォーマットで精度が低い場合は、読み取り箇所の設定を調整するなどチューニングを繰り返します。
試験導入で安定した稼働が確認できたら、全ての請求書処理を自動化ワークフローに移行します。KPIとして「処理時間の削減率」や「エラー発生率」を設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
AIは学習することでさらに賢くなります。 定期的に運用状況をレビューし、新たな課題が見つかればワークフローを改善します。将来的には、請求書処理だけでなく、経費精算や支払い業務など、他の経理業務へ自動化の範囲を広げていくことも可能です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大90%削減（例：月30時間→3時間） |
| コスト削減 | 年間約80万円（残業代・人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い分析業務に集中可能 |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミスを防止） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～6ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円（ツールの初期設定、コンサルティング費用など） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（各SaaSツールのライセンス費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：請求書処理の自動化は、経理DXの第一歩です。 まずは自社の業務フローを見直し、どこにAIと自動化を導入できるか検討してみましょう。単純作業をAIに任せることで、経理担当者は経営判断に貢献するような、より戦略的な業務に時間を使えるようになります。 feerは、そうした変革への道のりをお客様と共に走り、最適な解決策をご提案します。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社アクシア - 今回の事例のモデルとなった企業の公式サイトです。
- SmartRead 公式サイト - 高精度なAI-OCRツールの公式サイトです。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- マネーフォワード クラウド会計 - 多くの企業で利用されているクラウド会計ソフトです。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - n8nを使った具体的な請求書処理の自動化ワークフローを紹介した技術ブログです。
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