経理業務効率化事例｜AI導入で請求書処理時間を90％削減！
目次
経理業務効率化事例｜AI導入で請求書処理時間を90％削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット様（IT支援事業・従業員数約10名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、毎月多くの取引先から紙やPDFなど様々な形式で請求書が届いていました。経理担当者は、それら一枚一枚の内容を目で確認し、会計システムへ手作業で入力するという業務に多くの時間を費やしていたのです。特に月末月初の繁忙期には、この単純作業に追われてしまい、本来注力すべき資金繰りの分析や経営層への報告資料作成といった、より付加価値の高い業務になかなか時間を割けない状況でした。また、手入力である以上、どうしても入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生し、後工程での手戻りや修正作業の原因となっていました。業務が特定の担当者の経験に依存する「属人化」も進んでおり、その担当者が不在の際には業務が滞ってしまうというリスクも抱えていたのです。
💥 課題の影響：経理担当者の月間残業時間が平均30時間を超え、入力ミスによる修正作業が月に数件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（例：RICOH 受領請求書サービス）：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
- • 会計ソフト（例：マネーフォワード クラウド会計）：データ化された請求書情報を取り込み、仕訳を自動で行います。
- • コミュニケーションツール（例：Slack）：処理の完了やエラー発生を関係者に自動で通知します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務フローを自動化できます。 今回の請求書処理では、以下のようなワークフローを設計します。まず、Gmailなどのメール受信をトリガーとして、添付された請求書PDFを自動で取得します。次に、そのPDFファイルをAI-OCRのAPIに送信し、請求日、金額、取引先名といった必要な情報をテキストデータとして抽出します。 抽出したデータは、会計ソフトのAPIと連携して自動で仕訳データとして登録します。最後に、処理が正常に完了したことや、もしエラーが発生した場合にはその内容をSlackに通知することで、担当者がリアルタイムで状況を把握できるようにします。 この一連の流れをn8n上で一度設定するだけで、これまで手作業で行っていた業務が完全に自動化されるのです。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを分析します。 処理する請求書の種類やフォーマットを整理することも重要です。
分析結果に基づき、自社の請求書フォーマットとの相性が良いAI-OCRツールを選定します。 各ツールの無料トライアルなどを活用し、読み取り精度を比較検討することが成功の鍵です。
特定の部署や取引先など、範囲を限定して試験的に導入を開始します。 AI-OCRが誤認識した箇所の修正データをAIに再学習させることで、使えば使うほど精度が向上していきます。
試験導入で効果が確認できたら、全社的に展開します。「請求書処理時間」や「エラー発生率」などのKPIを設定し、導入前後の数値を比較して効果を定量的に測定します。
運用後も定期的に効果測定を行い、改善を続けます。 請求書処理で得られたノウハウを活かし、経費精算や他の定型業務への自動化展開も検討していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大90%削減（月30時間→月3時間） |
| コスト削減 | 年間約100万円（人件費・残業代換算） |
| 生産性向上 | 担当者が分析などのコア業務に集中可能に |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミスをほぼゼロに） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（AI-OCRやツールの利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、自社の経理業務の中で最も時間のかかっている定型作業を一つ見つけてみましょう。 例えば「毎月届くA社からの請求書を会計ソフトに入力する」といった小さな業務からで構いません。その作業時間を計測し、AI-OCRの無料トライアルなどで、どれだけ時間を短縮できるか試してみることが、大きな業務改善への第一歩となります。feerは、そんな小さな一歩からお客様と共に走り、最適な解決策をご提案します。
参考資料・関連リンク
- RICOH 受領請求書サービス - 株式会社リコーの公式サイトです。
- 株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット - 今回事例として紹介した企業の公式サイトです。
- n8n公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです（英語）。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - n8nを活用した具体的な請求書処理の技術ブログ記事です。
- 請求書受領業務の課題を解決！AI-OCR搭載サービスで自動化を実現 - ファーストアカウンティング株式会社によるAI-OCR導入に関する解説記事です。
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