請求書処理業務効率化事例｜AI導入で90％の時間短縮を実現
目次
請求書処理業務効率化事例｜AI導入で90％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は小売業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社とりせん様（小売業・従業員約4,500名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、毎月数百社もの取引先から、紙やPDFといった様々な形式で請求書が届いていました。経理部門では、これらの請求書の内容を一件ずつ目で確認し、会計システムへ手作業でデータを入力するという、非常に時間と手間のかかる作業を行っていたのです。このプロセスでは、どうしても入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。さらに、月末月初の繁忙期には業務が集中し、担当者の残業が常態化するという大きな課題を抱えていました。 中小企業の経理担当者が抱える困りごととして、「伝票の作成・帳簿の記入・仕訳入力」が最も多いという調査結果もあります。
💥 課題の影響：手作業による請求書処理には、経理担当者の業務時間の最大80%が費やされるケースもあると報告されています。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suiteなど)：AIを活用し、手書きや様々なフォーマットの請求書を高精度で読み取り、自動でデータ化します。
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、データ取得から会計ソフトへの登録までの一連の流れを自動化する要です。
- • クラウドストレージ (Google Driveなど)：電子化された請求書データを一元管理し、どこからでもアクセス可能にします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミング知識がなくても、視覚的な操作で業務フローを自動化できます。 具体的には、以下のようなワークフローを構築します。
- トリガー設定：メール（Gmailなど）に特定のキーワード（例：「請求書」）を含む添付ファイルが届いたら、ワークフローを開始します。
- データ連携：受信した請求書PDFを自動でクラウドストレージ（Google Drive）の指定フォルダに保存します。
- AI-OCR処理：n8nがAI-OCRツール（DX Suiteなど）にAPI経由でPDFファイルを送信し、文字情報をデータ化させます。
- データ整形・登録：AI-OCRが抽出した請求書番号、日付、金額などのデータを、n8nが会計システムやGoogle Sheetsのフォーマットに合わせて整形し、自動で転記します。
- 通知・確認：処理が完了したら、Slackなどのチャットツールで経理担当者に通知します。エラー発生時や、AIが読み取ったデータの信頼度が低い場合は、確認を促すアラートを送る設定も可能です。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを洗い出します。
AI-OCRやn8nの無料トライアルを活用し、自社の請求書フォーマットでどの程度の精度が出るかを確認します。
特定の取引先や部門に限定してスモールスタートし、効果を測定します。 現場のフィードバックを元に、ワークフローを改善していくことが成功の鍵です。
KPI（重要業績評価指標）として「処理時間」「コスト」「エラー率」を設定し、導入前後の数値を比較して効果を定量的に評価します。
自動化に成功したノウハウを他部署にも展開し、会社全体の生産性向上を目指します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大90%削減（月30時間→3時間） |
| コスト削減 | 年間約100万円（人件費・残業代） |
| 生産性向上 | 単純作業から解放され、より付加価値の高い業務へ集中可能に |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（AI-OCR、n8n等のツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、現在の請求書処理業務に毎月何時間かかっているか、簡単な記録から始めてみませんか。その上で、AI-OCRとn8nのようなツールを使い、1ヶ月分の請求書処理を自動化した場合の効果を試算することが重要です。feerは、お客様の状況に合わせた最適なツールの選定から、具体的なワークフローの設計、そして導入後のサポートまで、しっかりと伴走いたします。小さな一歩から、一緒に大きな変革を実現しましょう。
参考資料・関連リンク
- 株式会社とりせん 公式サイト - 事例として紹介した企業の公式サイトです。
- 中小企業の経理担当者の働き方&実務の困りごと実態調査 - 株式会社ミロク情報サービスによる調査レポートです。
- n8n 公式サイト - 本記事で紹介したワークフロー自動化ツールの公式サイトです。
- AI-OCR DX Suite公式サイト - 高精度なAI-OCRツールの公式サイトです。
- AI-OCRの導入事例10選をご紹介！ - GMOサイン - 様々な業界でのAI-OCR導入事例が紹介されています。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note - n8nを使った具体的な請求書処理の自動化ワークフローが解説されています。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
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