製造業の受発注業務効率化｜AI導入で月80時間の作業を88%削減
目次
製造業の受発注業務効率化｜AI導入で月80時間の作業を88%削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる多様な注文書の処理と基幹システムへの入力作業について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社シムトップス様（ソフトウェア開発業・従業員約100名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [12, 26]
同社では、主力製品の受注が急増する中で、従来の業務フローに限界を感じていました。 [12] 具体的には、取引先ごとに異なるフォーマットの注文書がFAXやメールで大量に届き、担当者がその内容を目で確認し、手作業で販売管理システムへ入力するという作業に多くの時間が割かれていたのです。このプロセスは、入力ミスによる手戻りのリスクを常に抱えており、特に月末の繁忙期には担当者の残業が常態化し、業務全体のボトルネックとなっていました。 [20, 24] 担当者は本来注力すべき付加価値の高い業務に時間を割けず、組織全体の生産性向上を妨げる一因となっていました。 [7]
💥 課題の影響：担当者2名が1日平均4時間、月間で合計80時間以上を受注データ入力作業に費やしていました。さらに、月に数件発生する入力ミスが手戻りや確認作業を増やし、機会損失にも繋がっていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR「DX Suite」：手書き文字やFAXの不鮮明な文字でも高精度に読み取り、テキストデータ化します。 [4, 8]
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要です。 [25]
- • Google Drive / Slack：注文書の保管場所や、担当者へのリアルタイム通知ツールとして活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、視覚的な操作で業務の流れを自動化できます。 [27] 具体的には、FAXやメールで受信した注文書PDFを起点に、AI-OCRでのデータ化、基幹システムへの登録、そして担当者への通知までを一つの流れとして自動実行させるワークフローを構築します。
3 実装手順
まず、どの帳票のどの作業に時間がかかっているかを具体的に洗い出します。 [7] 処理時間、エラー発生率、担当者の作業工数などを数値で可視化し、課題を明確にします。
AI-OCRツールは、実際の注文書フォーマットで無料トライアルを行い、読み取り精度を比較検証します。n8nで各ツール（Google Drive, DX Suite, Slack等）との連携設定を行います。
特定の取引先や一部の業務からスモールスタートします。 [24] AI-OCRが読み取れなかった箇所の修正や、n8nのワークフローのエラー処理を調整し、安定稼働を目指します。
試験導入で得た知見をもとに全社展開します。「データ入力時間を50%削減する」といった具体的なKPIを設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。 [7]
運用で得られたデータを分析し、さらなる改善点を探します。受発注業務だけでなく、請求書処理や在庫管理など、他の業務への自動化展開を検討し、全社的な生産性向上を目指します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月80時間 → 月10時間へ（約88%削減） [7] |
| コスト削減 | 年間約250万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者が分析や改善提案などの高付加価値業務へシフト |
| エラー率削減 | 99%以上削減（人的ミスがほぼゼロに） [13] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円（コンサルティング・設定費用） |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（各ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AIによる業務効率化は、もはや大企業だけのものではありません。 [33] まずは自社の業務フローを丁寧に見直し、どこに一番時間がかかり、どのようなミスが起きているのかを洗い出すことから始めてみませんか。その小さな一歩が、未来の大きな飛躍に繋がります。私たちfeerは、その第一歩からお客様の隣で、最適な解決策を見つけるために共に走らせていただきます。
参考資料・関連リンク
- 株式会社シムトップス「i-Reporter」公式サイト - 現場帳票ペーパーレス化ソリューションの公式サイトです。 [28, 29]
- 富士フイルム AI活用事例：株式会社ヨシズミプレス様 - AIによる画像検査システム導入事例です。 [5]
- AI-OCR「DX Suite」導入事例 - 様々な業界でのAI-OCR導入事例が紹介されています。 [8, 18]
- n8n 公式サイト - オープンソースのワークフロー自動化ツール公式サイトです。 [25]
- 受発注の自動化（デジタル化）とは？AI導入がもたらすビジネスの変革 - 受発注業務の自動化に関する詳細な解説記事です。 [20, 24]
- 受発注業務を効率化するには？おすすめのAIツールもご紹介！ - 生成AIを活用した受発注業務の効率化について解説されています。 [21]
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