請求書処理の効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を7割削減！
目次
請求書処理の効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を7割削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は経理・バックオフィス部門の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の住化農業資材株式会社様（製造業・従業員100-200名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、日々大量にFAXや郵便で届く注文書や納品書、そして月末に集中する請求書の処理が大きな負担となっていました。 [19] 多様なフォーマットの請求書一枚一枚の内容を確認し、会計システムへ手作業で入力する作業は、非常に時間がかかります。 [13] そのため、経理担当者は月末月初になると、請求書処理の業務に追われてしまい、他の重要な分析業務などに時間を割けない状況でした。 [20] さらに、手作業による入力ミスは避けられず、確認や修正に余計な工数がかかることもありました。 [15] このように業務が特定の担当者に集中してしまう「属人化」も進んでおり、担当者が不在の際には業務が滞るリスクも抱えていたのです。 [14, 18]
💥 課題の影響：AI導入前、請求書処理業務に毎月約80時間もかかっており、業務全体の大きな割合を占めていました。 [24]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（例: AI JIMY Paperbot, バクラク請求書受取）：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。 [16, 19, 21]
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する「司令塔」の役割を果たします。 [7, 28]
- • 会計ソフト（例: マネーフォワード クラウド, freee会計）：API連携により、データ化された請求情報を自動で仕訳・登録します。 [16, 17]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように自動化のフローを構築できます。 [9, 30] 例えば、以下のような一連の流れを完全に自動化することが可能です。
- トリガー：指定したメールアドレスに請求書のPDFが添付されて届くと、ワークフローが自動で開始します。 [9]
- AI-OCR連携：受信したPDFファイルをAI-OCRツールに自動で送信し、請求元、金額、支払期日などの情報をテキストデータとして抽出します。 [24]
- データ確認・承認：抽出されたデータがSlackなどのチャットツールに自動で通知され、担当者は内容を確認して承認ボタンを押すだけです。 [21]
- 会計ソフトへ登録：承認されると、データは会計ソフトにAPI連携を通じて自動で送信され、仕訳データとして登録されます。 [17]
- ファイル保管：処理が完了した請求書PDFは、ファイル名を自動で「取引先名_請求日」などに変更し、Google Driveなどの指定フォルダに整理・保管します。 [29]
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、どこにどれだけ時間がかかっているかを正確に把握します。
自社の請求書の形式や量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選定します。無料トライアルを活用して読み取り精度を比較検討することが重要です。
まずは一部の取引先からの請求書に限定して自動化フローを動かし、問題なく動作するかをテストします。ここで出た課題を元にフローを修正し、精度を高めていきます。
全部の請求書を対象に本格運用を開始します。「処理時間の短縮率」や「エラー率の削減率」などの具体的な目標（KPI）を設定し、導入効果を定期的に測定します。
運用しながら、さらに改善できる点を探します。例えば、請求書処理だけでなく、納品書や領収書の処理にも応用するなど、自動化の範囲を広げていくことが可能です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 70〜80%削減 [17, 19] |
| コスト削減 | 年間100万円以上 |
| 生産性向上 | 担当者が分析などの高付加価値業務へ集中 [13] |
| エラー率削減 | 90%以上減少 [15] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0円～30万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、自社の請求書処理に毎月どれくらいの時間がかかっているか、一度計測してみることをお勧めします。その上で、今回ご紹介したようなAI-OCRツールの無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。feerは、お客様が第一歩を踏み出すその時から、すぐ隣で伴走し、最適な自動化のプランを一緒に考えさせていただきます。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 【導入事例】AI OCRを導入して請求業務にかかる時間を7割削減！ - AI JIMY Paperbot - 記事内で紹介した住化農業資材株式会社様の事例詳細です。
- n8n - Workflow Automation - 本記事で紹介した自動化ツールn8nの公式サイトです。
- バクラク請求書受取 - 株式会社LayerX - 代表的なAI-OCR機能付き請求書受領サービスです。
- 請求書処理を自動化・効率化するには？課題別サービス12選 - アスピック - 様々な請求書処理サービスが比較されています。
- AIはどのような業務を効率化できる？中小企業の活用事例を紹介 - Fujifilm - 請求書処理以外のAI活用事例も紹介されています。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note - n8nを使った具体的な請求書処理ワークフローの解説記事です。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む