製造業の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
製造業の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる煩雑な受発注業務とそれに伴うヒューマンエラーについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際のスミダ飲料株式会社様（飲料製造業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [6]
こちらの企業様では、毎日多くの取引先からFAXで注文書が送られてくるため、その処理に多くの時間を費やしていました。 [6] 担当者が手作業で注文内容を基幹システムへ入力しており、その作業は膨大で、どうしても入力ミスや確認漏れが発生してしまいます。特に手書きの注文書は読み取りが難しく、担当者の経験と勘に頼る部分が大きかったのです。その結果、誤った商品を発送してしまったり、納期遅延につながることもありました。また、担当者によって処理スピードにばらつきがあり、業務が特定の人に依存する「属人化」も深刻な問題でした。このような状況は、従業員の残業時間を増加させるだけでなく、お客様へのサービス品質低下にも直結する大きな悩みだったのです。
💥 課題の影響：FAXによる受注処理だけで月間約100時間近くの作業時間が発生し、入力ミスによる手戻りも月に数件発生していました。 [6]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite, SmartRead)：FAXやPDFで届く手書きの注文書を、AIが高精度に読み取りテキストデータへ変換します。 [17, 20]
- • n8nワークフロー：AI-OCRや他のツールを連携させ、データ受け渡しからシステム登録までの一連の流れを自動化する要です。 [22]
- • Google Workspace (Sheets, Gmail)：データの一時的な保管場所や、関係者への通知手段として活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識が少なくても、様々なサービスを連携させ、業務の流れを自動化できるツールです。 [26] 今回は、FAX受信から基幹システムへの登録までを、以下のようなワークフローで自動化します。
- トリガー設定：メールでFAX注文書（PDF形式）を受信したら、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCR連携：受信したPDFファイルをAI-OCRツールへ自動で送信し、内容をテキストデータに変換させます。
- データ整形：AI-OCRから受け取ったテキストデータを、システムに入力しやすいように項目ごと（商品名、数量、納期など）に整理します。
- システムへ登録：整形したデータを、現在お使いの販売管理システムや基幹システムへ自動で入力します。（RPAツールとの連携も可能です）
- 担当者へ通知：処理が完了したら、チャットツール（例：Slack）やメールで担当者へ完了通知を送ります。エラー発生時も即座に通知が届きます。
3 実装手順
まず現在の受注業務の流れを可視化し、どこに時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを分析します。過去の注文書データを収集し、AI-OCRの読み取り精度をテストします。
分析結果をもとに、最適なAI-OCRツールを選定します。n8nの環境を準備し、AI-OCRやメール、通知用チャットツールとの連携設定（API設定など）を行います。
まずは特定の取引先や一部の注文書のみを対象に、自動化ワークフローを試験的に動かします。読み取り精度が低い帳票があれば、AI-OCRの設定を調整し、精度を高めていきます。
試験導入で問題がなければ、対象を全取引先に拡大し本格運用を開始します。処理時間、エラー率、コストなどのKPI（重要業績評価指標）を設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
運用しながら現場の担当者からフィードバックをもらい、ワークフローをさらに改善します。将来的には、発注業務や請求書処理など、他の業務にも自動化の範囲を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間約120万円 [6] |
| 生産性向上 | 約2倍改善 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 50万円～200万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（ツールのライセンス費用等） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：手作業による入力業務や確認作業は、AIと自動化ツールで大きく変えられます。まずは皆様の会社で「時間がかかっている」「ミスが多い」と感じる業務を一つ見つけてみませんか。その小さな一歩が、会社全体の生産性を向上させる大きな変化につながります。何から手をつければ良いか分からない、そんな時こそ私たちfeerが伴走しますので、ぜひお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 【導入事例】スミダ飲料株式会社 - BtoBプラットフォーム - 実際の導入事例詳細です。
- n8n公式サイト - 今回ご紹介したワークフロー自動化ツールの公式サイトです。
- AI-OCR「DX Suite」導入事例 - AI-OCRの様々な業界での活用事例が掲載されています。
- AI-OCR「SmartRead」導入事例 - こちらも同様にAI-OCRの導入事例を確認できます。
- DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するためのガイドライン（経済産業省） - DX推進の参考となる公的資料です。
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