受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造・卸売業界の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる注文書の処理業務について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社友安製作所様（インテリア・DIY商品の企画・製造・販売・従業員約150名）のような企業では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のようなケースでは、毎日数十件から数百件届くFAXやメールの注文書が課題の中心です。 担当者様が一件ずつ内容を目で確認し、会社の基幹システムへ手作業で入力するフローが一般的です。 このプロセスでは、どうしても注文内容の読み間違いや入力ミスが月に数件は発生してしまいます。 ミスが発覚した際には、関係各所への確認や修正作業に多くの時間がとられてしまうのです。 特に月末などの繁忙期には、注文の処理が遅れることがお客様への納期遅延につながる危険性もはらんでいます。
💥 課題の影響：1件の注文処理に平均15分かかり、担当者2名が1日合計3時間以上を費やすことも。ミスによる修正時間は月平均10時間に達し、機会損失にも繋がります。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（DX Suiteなど）：FAXやPDFの注文書を、AIが高精度で読み取りデータ化します。
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、一連の業務を自動化する中心的な役割を担います。
- • kintone（キントーン）：データ化された受注情報を一元管理し、社内で共有するためのデータベースとして活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作でツールの連携が可能な自動化ツールです。 今回のケースでは、以下のような自動化の流れを構築します。
- メール受信を検知：注文書が添付されたメールを受信すると、n8nが自動で検知して処理を開始します。
- AI-OCRでデータ化：添付されているPDFや画像ファイルをAI-OCRツールへ自動で送信し、記載内容をテキストデータに変換します。
- データベースへ登録：データ化された「取引先名」「商品名」「数量」などを、クラウドデータベースのkintoneへ自動で登録します。
- 担当者へ通知：処理が完了したことや、もし読み取りに不明な点があった場合に、Slackなどのチャットツールで担当者へ自動で通知します。
3 実装手順
まずどの業務にどれだけ時間がかかっているか、どんなミスが多いかを洗い出します。 実際の注文書フォーマットを収集し、自動化の対象を明確にします。
収集した注文書の形式や量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選定します。n8nと各ツールの連携設定（API設定）を行います。
一部の取引先からの注文書だけで試験的に自動化を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を微調整（チューニング）します。
対象を全取引先に拡大し、本格的に運用を開始します。「処理時間の削減率」や「手入力ミスの削減率」などの指標（KPI）を定めて効果を測定します。
運用しながら出てきた課題を元に、n8nのワークフローを改善します。将来的には在庫管理システムや会計システムとの連携も視野に入れ、自動化の範囲を拡大します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月間約120時間→24時間） |
| コスト削減 | 年間約345万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 40%以上改善 |
| エラー率削減 | 95%減少（手入力起因のミスをほぼゼロに） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 50万円～150万円（ツール導入・設定支援費） |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（ツール利用料・保守費） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは皆様の会社で毎日繰り返されている業務内容を書き出してみましょう。特に、FAXやメールの内容をシステムに転記するような単純作業は、AIによる自動化で大きな効果が期待できる領域です。今回の事例を参考に、自社のどこに自動化を導入できるか検討してみてください。feerは、そうした業務分析から最適なツールの選定、そして導入まで、お客様の隣で一緒に走りながらサポートいたします。
参考資料・関連リンク
- 株式会社友安製作所 公式サイト - 今回事例として参考にさせていただいた企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- AI-OCRソリューション DX Suite（日立システムズ） - 高精度なAI-OCRツールのひとつであるDX Suiteの紹介ページです。
- kintone（キントーン）公式サイト - 業務アプリ開発プラットフォームkintoneの公式サイトです。
- 中小製造業の好事例集（東京商工会議所） - 中小製造業の様々な業務改善事例が掲載されています。
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