請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減！
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率さについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット様（IT支援事業・従業員50名規模）では、どんな課題があったのでしょうか？ [6]
こちらの企業様では、毎月100枚から200枚もの請求書が取引先から紙やPDFなど様々な形式で届いていました。 [2] 経理担当者2名が、それらを手作業で開封・確認し、会計システムへ一件ずつ入力する作業に追われていたのです。フォーマットが取引先ごとに違うため入力項目を探す手間がかかり、手入力によるミスも頻発していました。特に月末月初の繁忙期には、この作業のために残業が常態化し、担当者の大きな負担となっていたのです。コア業務であるはずの予実管理や資金繰り分析に時間を割けない状況でした。
💥 課題の影響：請求書処理だけで毎日1〜2時間、月間で約40時間の作業時間が発生し、入力ミスによる手戻りも月に数件発生していました。 [2]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（例：SmartRead, RICOH 受領請求書サービス）：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。 [6, 12]
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを繋ぎ合わせ、一連の業務プロセスを自動化するための要となるツールです。 [22]
- • 会計ソフト（例：freee, マネーフォワード クラウド）：データ化された請求書情報を最終的に登録し、経理処理を行うシステムです。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務フローを自動化できます。 [8] 今回の請求書処理では、以下のようなワークフローを設計します。
- トリガー：GmailやGoogle Driveに特定の件名や形式で請求書PDFが届いたことを検知して、ワークフローが自動でスタートします。 [8]
- データ抽出：受信したPDFファイルをAI-OCRのAPIに送信します。AI-OCRが請求元、金額、日付などの必要項目を自動で読み取り、構造化されたデータに変換します。 [10]
- データ連携：AI-OCRから返ってきたデータを、お使いの会計ソフトのフォーマットに合わせてn8nが整形します。
- 登録と通知：整形されたデータを会計ソフトのAPIへ送り、仕訳データを自動で作成します。 [11] 処理が完了したら、Slackなどのチャットツールに「請求書〇〇の処理が完了しました」と通知を送ります。
3 実装手順
まず、現在どのような形式の請求書が毎月何枚くらい届くのか、処理にどれくらいの時間がかかっているのかを可視化します。 [3]
自社の請求書のフォーマットに合った読み取り精度を持つAI-OCRを選び、会計ソフトやn8nとの連携設定を行います。
いきなり全ての請求書を対象にせず、特定の取引先など範囲を絞ってスモールスタートします。 [3] 読み取り精度やエラーの発生状況を確認し、改善を重ねます。
試験導入で効果が確認できたら、対象範囲を全社に拡大します。「作業時間」や「エラー発生率」などの指標（KPI）を定めて、導入前後の変化を数値で測定します。
AIは学習することで精度が向上します。 [18] 定期的に運用の見直しを行い、より効率的なフローに改善していきます。請求書処理だけでなく、他の定型業務にも自動化を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大90%削減（月40時間→月4時間）[6] |
| コスト削減 | 年間約100万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 経理担当者が分析などの高付加価値業務へシフト [4] |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミスを撲滅）[13] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 5万円～30万円（初期設定・コンサルティング費用） |
| 月額運用費 | 2万円～10万円（ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AI-OCRとn8nのような自動化ツールを組み合わせることで、請求書処理のような定型業務から解放されます。まずは、自社の経理業務の中で、どこに一番時間がかかっているのかを洗い出すことから始めてみませんか。feerは、その業務分析からツールの選定、そして導入後の運用まで、お客様としっかり並走しながらサポートいたします。小さな一歩が、会社全体の生産性を大きく変えるきっかけになります。
参考資料・関連リンク
- AI-OCRの導入事例10選をご紹介！情報管理と分析を効率化しよう - GMOサイン
- 請求書受領業務の課題を解決！AI-OCR搭載サービスで自動化を実現 | ファーストアカウンティング
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note
- 請求書の支払処理を効率化｜自動化する方法とメリット、注意点を徹底解説 - SuperStream-NX
- n8n - Workflow automation for technical people
- バクラク請求書受取｜請求書処理を自動化するシステム
- RICOH 受領請求書サービス | リコー
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参考資料・関連リンク
- https://4rjhptarqbdtr1jy.public.blob.vercel-storage.com/challenge-scenes/challenge-scene-1757854870119.png"
- https://www.gmosign.com/media/work-efficiency/ai-ocr-case/"
- https://www.first-accounting.com/resource/knowledge/invoice-dx-by-ai-ocr/"
- https://note.com/norimaths/n/n2b260667e41b"
- https://www.superstream.co.jp/column/stream/178"
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