請求書処理の効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は会計コンサルティング業界の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の負担増大について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社アール・アンド・エー・シー様（会計コンサルティング業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、クライアントの経理業務を受託する中で、毎月膨大な数の請求書を取り扱っていました。 紙やPDFなど、取引先ごとに異なるフォーマットで届く請求書を、担当者が一件ずつ目視で確認していたのです。 確認した内容は会計システムへ手作業で入力するため、非常に時間がかかりました。 さらに、この業務は特定の担当者に依存しがちで、その方が不在の際には作業が完全に止まってしまう属人化も深刻な問題でした。 月末月初の繁忙期には作業が集中し、担当者の残業時間が増加するだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも発生しやすい状況だったのです。
💥 課題の影響：手作業による請求書1枚あたりの処理に平均5分かかり、月間1000枚の処理で約83時間もの時間が費やされていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite, SmartRead)：紙やPDFの請求書をAIが高精度で読み取り、テキストデータへ自動で変換します。
- • n8nワークフロー：AI-OCRや会計ソフトなど、複数のツールを連携させて一連の処理を自動化する要のツールです。
- • 会計ソフト (例: マネーフォワード クラウド, freee会計)：データ化された請求書情報を受け取り、仕訳登録などを自動でおこないます。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、バラバラだった作業が一つにつながり、人の手を介さずに処理が進みます。 具体的には、まずGmailやGoogle Driveに届いた請求書PDFをn8nが自動で検知します。 次に、そのPDFファイルをAI-OCRツールに送信し、請求元や金額、日付といった必要な情報を抽出させます。抽出されたデータは、確認のためにSlackなどのチャットツールへ自動で通知可能です。担当者が内容を確認して承認ボタンを押すと、最終的に会計ソフトへデータが自動で登録される、という一連の流れを構築できます。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どんなミスが多いかを分析します。
自社の会計ソフトや利用環境に合わせて、最適なAI-OCRツールを選定し、n8nとの連携設定をおこないます。
一部の部署や特定の取引先からスモールスタートで導入し、読み取り精度やワークフローの動作を検証・改善します。
全社へ展開し、導入前後での作業時間やエラー発生率を比較して、具体的な効果を数値で測定します。
AIは利用データを学習して精度が向上するため、定期的な効果測定と改善を繰り返すことが重要です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約80%削減（月間約83時間 → 約17時間に） |
| コスト削減 | 年間約200万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者が付加価値の高いコア業務に集中可能に |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 20万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは毎月の請求書処理にどれくらいの時間がかかっているか、計測することから始めてみませんか。現状を正しく把握することが、効果的なDXの第一歩です。feerは、そんなお客様の第一歩からゴールまで、温かく、そして力強く並走いたします。いつでもお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社アール・アンド・エー・シー - 今回の事例の参考とさせていただいた企業の公式サイトです。
- n8n.io - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- AI-OCRの導入事例紹介｜DynaEye 11 - PFU - 様々なAI-OCRの導入事例が紹介されています。
- AI-OCRの導入事例10選をご紹介！ - GMOサイン - 具体的な企業の導入事例が掲載されています。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note - n8nを使った請求書処理の具体的なワークフロー例が解説されています。
- 請求書受領業務の課題を解決！AI-OCR搭載サービスで自動化を実現 - ファーストアカウンティング - AI-OCRによる請求書処理のメリットが詳しく解説されています。
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