問い合わせ対応業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
問い合わせ対応業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はITサービス業界の中小企業様でよく見られる「問い合わせ対応の非効率化と手作業によるデータ入力ミス」について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ゑびや様（飲食・サービス業）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、これまでの経営判断の多くが「経験と勘」に頼っていました。 そのため、日々の来客数や注文メニューの予測が難しく、食材の廃棄ロスや売り切れによる機会損失が頻繁に発生していたのです。 さらに、顧客からの予約電話やWebサイトからの問い合わせが増加するにつれて、担当者が一件一件手作業で対応し、予約台帳や顧客リストに情報を転記する必要がありました。 この手作業が大きな負担となり、入力ミスや対応漏れが発生し、顧客満足度の低下にもつながっていたのです。
💥 課題の影響：AI導入前は、需要予測のズレにより食材の廃棄ロスが発生し、電話やWebでの問い合わせ対応とデータ入力作業に毎月約80時間以上を費やしていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • ChatGPT (OpenAI API)：問い合わせ内容の自動要約、分類、返信文案の作成を担当します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務を自動化する中心的な役割を担います。
- • Googleフォーム & Googleスプレッドシート：Webからの問い合わせ受付窓口と、対応履歴を蓄積するデータベースとして機能します。
- • Slack：担当者へのリアルタイム通知と、チーム内での情報共有をスムーズにします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミング知識がなくても、まるでパズルを組み合わせるように業務の自動化フローを構築できます。 今回のケースでは、以下のようなワークフローを設計します。
1. お客様がGoogleフォームから問い合わせを送信します。
2. n8nが新しい問い合わせを即座に検知します（トリガー）。
3. 取得した問い合わせ内容をChatGPT APIに送信します。
4. ChatGPTが内容を「予約」「質問」「その他」などに自動で分類し、内容を要約します。
5. n8nが分類結果に基づき、Slackの適切なチャンネル（例：#予約対応、#質問対応）へ担当者にメンション付きで通知します。
6. 最後に、問い合わせ日時、お客様情報、内容の要約、分類、担当者をGoogleスプレッドシートに自動で記録します。
この流れを自動化することで、担当者は通知を見て対応するだけで済み、面倒なデータ入力作業から解放されます。
3 実装手順
まず、どのような問い合わせが多いのか、対応にどれくらいの時間がかかっているのかを洗い出します。過去のメールや対応履歴を分析し、自動化すべき業務の範囲を明確にすることが成功の鍵です。
今回提案したツール（Google Workspace, Slack, OpenAI, n8n）のアカウントを準備します。n8nはクラウド版だけでなく、自社サーバーで運用するセルフホスト版もあり、セキュリティ要件に合わせて選択可能です。
まずは一部の問い合わせ（例：「よくある質問」カテゴリのみ）からスモールスタートします。 AIの分類精度や通知のタイミングなどを確認し、現場の担当者のフィードバックをもとにワークフローを微調整していくことが重要です。
試験導入で効果が確認できたら、対象範囲を全ての問い合わせに拡大します。導入前後で「問い合わせ1件あたりの対応時間」「月間の総対応時間」「データ入力ミス件数」などの指標（KPI）を比較し、効果を定量的に測定します。
蓄積されたデータを定期的に分析し、さらなる改善点を探します。例えば、特定の質問が多ければFAQページを充実させたり、将来的には予約受付までを完全に自動化するなど、ワークフローを発展させていくことが可能です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月80時間→月16時間） |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 従業員はより付加価値の高い接客業務に集中可能 |
| エラー率削減 | 99%減少（手作業による転記ミスをほぼ撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0円～10万円（主に専門家への相談費用） |
| 月額運用費 | 1万円～5万円（各ツールの利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。 株式会社ゑびや様の例では、AIによる需要予測で売上が5倍に増加し、従業員の有給取得率も80%以上に向上しました。
次のステップ：重要なのは、最初から完璧を目指さずに「小さな自動化」から試してみることです。まずは、毎日繰り返している単純な転記作業や、定型的なメール返信など、身近な業務を一つ見つけてみましょう。今回ご紹介したn8nのようなツールは無料で始められるプランもあります。まずは自社の業務フローを書き出して、どこを自動化できるかチームで話し合うことから始めてみませんか。私たちfeerは、その第一歩から皆様と並走します。
参考資料・関連リンク
- [企業公式サイト] 株式会社ゑびや - ゑびや公式サイト
- [業界ニュース] 中小企業等における DX の現状と課題 - 財務省の調査レポート
- [公式ドキュメント] n8n.io - Workflow Automation - n8n公式サイト
- [公式ドキュメント] OpenAI API - OpenAI API公式サイト
- [技術ブログ] 中小企業のAI活用事例と導入メリット - Kipwiseブログ
- [技術ブログ] 中小企業の生成AI活用事例12選！ - WEEL
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