受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の日本化学産業株式会社様（化学製品製造業・従業員約450名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、多くの企業がそうであるように、取引先からの注文をFAXやメールで受け取っていました。 特にFAXでの受注が全体の約7割を占めており、担当者が注文書の内容を目で確認し、手作業で社内の基幹システムへ入力するという作業が毎日発生していたのです。 取引先ごとに注文書のフォーマットは異なり、手書きの文字も多いため、読み取りミスや入力ミスがどうしても起きてしまいます。 月末の繁忙期には処理が追い付かず、担当部署の残業が常態化し、本来注力すべき品質管理や顧客対応といったコア業務に時間を割けない状況でした。 このような業務の属人化は、担当者が休んだ場合に業務が滞るリスクも抱えています。
💥 課題の影響：ある製造業の事例では、手作業によるデータ入力に月間200時間もの時間が費やされていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: AI inside社「DX Suite」)：FAXやPDFの注文書をAIが高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを繋ぎ合わせ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
- • コミュニケーションツール (例: Slack)：処理状況の通知やエラー発生時のアラートを担当者へ自動で送信します。
- • 基幹システム / SFA (例: kintone, Salesforce)：データ化された注文情報を最終的に登録・管理する場所です。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識がなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できる強力なツールです。 今回のケースでは、以下のようなワークフローを構築します。
- トリガー: メール受信を監視し、特定の件名や添付ファイル（注文書PDFなど）があるメールを検知するとワークフローが自動で開始します。
- データ化: 受信した注文書ファイルをAI-OCRツール（DX Suiteなど）のAPIに送信し、書かれている文字をテキストデータに変換させます。
- データ登録: AI-OCRから返ってきたテキストデータ（会社名、品番、数量など）を基幹システムのフォーマットに合わせて整形し、API連携で自動的にシステムへ登録します。
- 通知: 基幹システムへの登録が完了したら、担当者のSlackチャンネルに「【受注完了】〇〇社様からの注文を処理しました」といった通知を送信します。
- エラー処理: もしAI-OCRが文字を読み取れなかったり、システム登録でエラーが発生した場合は、エラー内容と対象の注文書をSlackに通知し、人の確認を促します。
3 実装手順
まず、どの帳票のどの作業にどれくらい時間がかかっているかを洗い出します。 自動化対象とする注文書の種類やフォーマットを整理することが重要です。
手書き文字や複雑なレイアウトに対応できるAI-OCRを選定します。 n8nと各ツールのアカウントを準備し、API連携のための初期設定（認証設定など）を行います。
まずは特定の取引先や一部の注文書に限定して試験的に導入します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、特定の項目が誤認識される場合は、ツールの設定を調整して精度を高めていきます。
試験導入で問題がなければ、対象範囲を広げて本格運用を開始します。「データ入力時間の削減率」や「エラー発生率の低下」などを具体的な指標（KPI）として設定し、導入効果を測定します。
運用しながら、さらに改善できる点がないか定期的に見直します。受発注業務で成果が出れば、請求書処理や在庫管理など、他の業務へ自動化の範囲を広げていくことも可能です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間150万円以上（人件費換算） |
| 生産性向上 | コア業務への集中による付加価値創出 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円（ツール導入・設定支援費用） |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（各ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：手作業でのデータ入力や確認作業は、AIと自動化ツールで解決できる時代です。まずは皆様の会社で「時間がかかっている定型業務」を一つ見つけることから始めてみませんか。どの業務から手をつけるべきか、どんなツールが合うのか、feerはそんな最初の小さな一歩から、お客様のビジネスに伴走し、一緒に最適な答えを見つけ出します。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- AI-OCRの導入事例10選をご紹介！情報管理と分析を効率化しよう - GMOサイン
- 導入事例｜AI-OCRのDX Suite - AI inside
- 機械系製造業 AI-OCR「DX Suite」とRPAの事例・ケース - 日立システムズ
- 製造業におけるRPA導入のメリットと活用シーン、成功事例をわかりやすく解説 - RoboTANGO
- n8n - Workflow Automation
- 製造業における受発注システム導入の課題と解決方法 - newji
- 【事例あり】受注業務効率化の課題や具体的な対策方法を詳しく解説 - ユーザックシステム
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参考資料・関連リンク
- https://4rjhptarqbdtr1jy.public.blob.vercel-storage.com/challenge-scenes/challenge-scene-1757836867746.png"
- https://www.gmo-sign.com/media/case-study/ai-ocr/"
- https://www.ai-inside.com/cases/"
- https://www.hitachi-systems.com/case/manufacturing/2308_ocr/index.html"
- https://www.robotango.com/blog/rpa_manufacturing-industry-case-studies.html"
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