請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の武蔵コーポレーション株式会社様（不動産業・従業員約200名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [25]
こちらの企業様では、毎月多くの取引先から紙やPDFなど様々な形式で請求書が届いていました。経理担当者はそれら一枚一枚の内容を目で確認し、会計システムへ手作業で入力するという業務に追われていたのです。特に月末月初の繁忙期には、この単純ながらも時間のかかる作業が大きな負担となっていました。フォーマットが異なる請求書の情報を正確に転記するには細心の注意が必要で、入力ミスがないかのダブルチェックにも多くの時間を費やしていました。結果として、担当者は本来注力すべきである分析業務や改善活動に時間を使えず、残業が常態化するという悪循環に陥っていたのです。
💥 課題の影響：ある調査では、請求書1枚の処理に平均53.4分かかると報告されており、手作業による非効率な業務が大きなコストとなっていました。 [21]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (Geminiなど)：AIを活用した文字認識技術で、多様なフォーマットの請求書から高精度に情報を抽出します。 [11]
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。 [13]
- • 会計ソフト (freeeなど)：抽出・整形されたデータを最終的に登録するシステムです。 [6]
- • Google Drive / Slack：請求書の保管場所や、担当者への通知手段として活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識が少なくても、まるでブロックを組み合わせるように業務フローを自動化できます。 [13] 今回の請求書処理では、以下のようなワークフローを構築します。まず、Google Driveの指定フォルダに請求書PDFが保存されると、それをきっかけにn8nが起動します。次に、そのPDFファイルをGeminiのようなAI-OCR機能を持つAIに送り、請求書番号、日付、金額、取引先名などの必要項目を自動で抽出させます。 [11, 23] 抽出されたデータはn8n上で会計ソフトに適した形式に整形され、API連携を通じて会計ソフトに自動で登録されます。最後に、処理結果が成功したか、あるいはエラーが発生したかをSlackで経理担当者に通知して完了です。 [8] この一連の流れが人の手を介さずに実行されるため、大幅な時間短縮とミスの削減が実現します。
3 実装手順
まず、現在処理している請求書の種類、枚数、処理にかかる時間を正確に把握します。どの業務に一番時間がかかっているかを特定することが重要です。
分析結果を基に、自社の請求書フォーマットとの相性が良いAI-OCRツールを選びます。n8nと連携可能な会計ソフトや通知ツールのアカウント設定も行います。
特定の取引先や一部の請求書に限定して自動化ワークフローを試運転します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて抽出項目の調整を行います。 [22]
試験導入で問題がなければ、対象範囲を全請求書に拡大します。処理時間の削減率やエラーの発生率などをKPIとして設定し、導入効果を定量的に測定します。
AIは修正データを学習することで精度が向上するため、定期的に読み取り結果を確認し、改善を続けます。 [9] 成功すれば、納品書や領収書処理など他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間約150万円 |
| 生産性向上 | 担当者2名分のコア業務時間を創出 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 [6] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～100万円 |
| 月額運用費 | 3万円～15万円（ツールのライセンス費用による） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：請求書処理の自動化は、DX推進の第一歩として非常に効果的です。まずは毎月受け取っている請求書の中から、数種類のフォーマットを選んで自動化を試すことから始めてみませんか。スモールスタートで成功体験を積むことが、全社的な業務改善へと繋がります。株式会社feerでは、お客様の状況に合わせた最適な自動化プランのご提案をしていますので、ぜひお気軽にご相談ください。私たちと一緒により創造的な業務に時間を使える環境を作っていきましょう。
参考資料・関連リンク
- 請求業務の効率化10選！業務フロー改善方法や自動化ツールのおすすめも紹介 - BizRobo! [21]
- 請求書受領業務の課題を解決！AI-OCR搭載サービスで自動化を実現 | ファーストアカウンティング [9]
- 【n8nでなんでも自動化】請求書管理を自動化！Stripe×HubSpot連携で業務効率を3倍にするn8nワークフロー - note [8]
- AI×請求業務で業務効率化！80%も作業時間を削減できるケースとは？ | AI Front Trend [6]
- 武蔵コーポレーション株式会社様 導入事例 - ウイングアーク１ｓｔ [25]
- 導入事例｜AI-OCR対応のスマートOCR [10]
- なぜn8nはAIワークフロー自動化の本命？ノーコードで業務効率する方法 - GPT Master [19]
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
- https://4rjhptarqbdtr1jy.public.blob.vercel-storage.com/challenge-scenes/challenge-scene-1757728866535.png"
- https://www.bizrobo.com/knowledge/9895.html"
- https://www.fast-ac.com/media/details/20240228/"
- https://note.com/self_automation/n/n2b77a0494452"
- https://weel.co.jp/media/useful/ai-invoice-processing/"
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