請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の膨大な手間とミスについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ROBOT PAYMENT様（IT・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のような成長中の企業では、事業拡大に伴い毎月処理する請求書の数が急増していました。 経理担当者は、紙やPDFなど様々な形式で届く請求書を一件ずつ手作業で内容を確認し、会計システムへ入力する作業に追われていました。 このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや支払い漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい状況を生み出します。 特に、取引先ごとに異なるフォーマットの請求書を正確に処理することは、経理部門にとって大きな負担となっていました。 このような手作業中心の業務フローは、担当者の残業時間を増加させ、より付加価値の高い分析業務などに時間を割くことを困難にしていたのです。
💥 課題の影響：請求書処理に毎月約100時間以上を費やし、入力ミスによる手戻りが月平均5%発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（SmartOCRなど）：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で自動抽出します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の処理を自動化する要のツールです。
- • 会計ソフト（freee会計など）：抽出・整形されたデータを最終的に登録し、管理します。
- • コミュニケーションツール（Slackなど）：処理状況やエラーを関係者にリアルタイムで通知します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うと、プログラミングの知識がなくても、様々なサービスを連携させた自動化の仕組みを構築できます。 今回の請求書処理では、以下のような一連の流れを自動化します。まず、Gmailなどのメールに請求書PDFが添付されて届くと、n8nがそれを自動で検知します。 次に、取得したPDFファイルをAI-OCRツールに渡し、請求書番号、金額、取引先名などの必要な情報を抽出させます。抽出されたデータは、会計システムに登録しやすいようにn8nが整形し、自動で会計ソフトに登録します。最後に、処理が正常に完了したことや、万が一エラーが発生した場合にはその内容をSlackに通知することで、担当者はすぐに状況を把握できます。
3 実装手順
まず、現状の請求書処理にかかる時間、処理件数、ミス発生率を正確に把握します。 どの業務に最も時間がかかっているかを特定することが重要です。
自社の請求書の形式（定型・非定型）や量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選びます。 その後、n8nと各ツールのアカウントを連携させる初期設定を行います。
特定の取引先や部署に限定して試験的に導入を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を微調整（チューニング）していきます。
全部門へ展開し、本格運用を開始します。導入前後で作業時間やエラー率がどれだけ削減されたか、具体的な数値（KPI）で効果を測定します。
運用しながら、さらに改善できる点がないか定期的に見直します。請求書処理以外の業務（例えば、契約書管理など）にも自動化を拡大することを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約80%削減（月100時間 → 月20時間） |
| コスト削減 | 年間約300万円（人件費・残業代） |
| 生産性向上 | 経理担当者が分析などのコア業務に集中可能 |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミスを撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0万円～10万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（AI-OCRとn8n等のツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、御社の経理業務で「どの作業に」「どれくらいの時間」がかかっているかを書き出してみることから始めましょう。 その上で、AI-OCRツールの無料トライアルなどを活用し、自社の請求書がどのくらいの精度で読み取れるのかを試してみるのがおすすめです。 小さな一歩が、大きな業務改善につながります。私たちfeerは、その第一歩から皆様と並走いたします。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ROBOT PAYMENT 導入事例 - 企業の公式サイト
- n8n 公式サイト - 公式ドキュメント
- スマートOCR 公式サイト - AI-OCRツール公式サイト
- freee会計 公式サイト - 会計ソフト公式サイト
- 中小企業庁：2023年版 中小企業白書 - 業界ニュースサイト
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - 技術ブログ
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