ヤマヨ山本商店様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
ヤマヨ山本商店様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は食品卸売業の中小企業様でよく見られる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ヤマヨ山本商店様（食品卸売業・従業員25名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、豆腐などの日配食品を多くの取引先に卸しています。 しかし、注文方法が電話やFAXとアナログな手段が中心でした。 そのため、取引先ごとに異なるフォーマットの注文書が毎日大量に届きます。担当者の方が一件一件、手作業で内容を確認していました。そして、基幹システムへ手入力するという作業をおこなっていました。このプロセスは非常に時間がかかり、人的なミスも発生しやすい状況だったのです。特に「いつもの」といった曖昧な注文や、手書きの文字の判読ミスが悩みの種でした。 このようなアナログな業務フローは、担当者の負担を増やすだけでなく、納品ミスによる再配達コストの発生にもつながっていました。
💥 課題の影響：アナログな受注処理により、月に約50時間もの残業が発生し、人的ミスによる再配達コストが年間で約80万円にも上っていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
中小企業庁の調査でも、多くの企業が業務効率化をDXの主な目的として挙げています。
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suiteなど)：FAXや画像で届く手書き・活字の注文書を、AIが高精度でテキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツール間のデータ連携を自動化する要のツールです。 ノーコードで複雑な業務フローを構築できます。
- • kintone (キントーン)：データ化された注文情報を蓄積し、管理するためのデータベースとして活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、これまで手作業だった一連の流れを完全に自動化できます。 まず、FAXで受信した注文書をスキャナでPDF化し、指定のフォルダに保存します。n8nがフォルダを常時監視し、新しいファイルが追加されると自動でワークフローを開始します。次に、そのPDFファイルをAI-OCRツールへAPI連携で送信します。AI-OCRが注文書の内容（会社名、商品名、数量など）を読み取り、構造化されたデータとしてn8nに返却します。 最後に、n8nがそのデータをkintoneのデータベースへ自動で登録し、同時に担当者へSlackで通知を送る、という流れを構築します。
3 実装手順
まず現在の受発注業務の流れをすべて洗い出します。 どのような形式の注文書が、一日に何件来るのかを正確に把握することが重要です。
AI-OCRやデータベースツールを選定します。読み取り精度や料金体系を比較検討し、無料トライアルなどを活用して最適なツールを選びましょう。
一部の取引先からの注文書だけで試験的に自動化を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を調整する期間です。
全取引先を対象に本格運用へ移行します。 作業時間の削減率やエラーの発生率などを数値で測定し、導入効果を可視化します。
運用しながら得られたデータをもとに、さらに改善点を探します。受発注業務だけでなく、請求書処理など他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月50時間→月10時間） |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費・再配達費） |
| 生産性向上 | 入力担当者が他の高付加価値業務へシフト |
| エラー率削減 | 95%減少（手入力によるミスをほぼ撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、みなさまの会社で毎日おこなっている繰り返し作業を一つ見つけてみてください。 その作業にどれくらいの時間がかかっているか、もしミスが起きたらどんな影響があるかを書き出すことから始めるのがおすすめです。業務の可視化は、自動化への大切な第一歩になります。私たちfeerは、その一歩からゴールまで、みなさまと一緒に並走いたします。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ヤマヨ山本商店様 DX事例 - 神戸市中小企業DXお助け隊
- n8n公式サイト - AI Workflow Automation Platform & Tools
- AI-OCR「DX Suite」公式サイト - AI inside 株式会社
- kintone公式サイト - サイボウズ株式会社
- 2024年版 中小企業白書 第5節 デジタル化・DX - 中小企業庁
- 中小企業のデジタル化に関する調査 - 日本政策金融公庫
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む