フジワラ様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
フジワラ様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られるFAXやメールでの受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社フジワラ様（機械器具製造業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、取引先からの注文を主にFAXやメール添付のPDFで受け取っていました。 そのため、毎日届く大量の注文書の内容を基幹システムへ手作業で入力する必要がありました。このプロセスは非常に時間がかかるうえ、品番や数量の入力ミスといったヒューマンエラーが頻発し、確認や修正作業に多くの工数が割かれていたのです。特に月末の繁忙期には、この業務のために担当者が長時間残業することも少なくなく、業務の属人化も進んでいました。 このような状況は、従業員の負担増だけでなく、生産性向上の大きな妨げとなっていたのです。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力に毎月約100時間以上を費やし、入力ミスによる手戻りが月平均15件発生。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suite)：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、データ処理から通知までの一連の流れを自動化する要です。
- • Google Workspace (Gmail, Google Sheets)：メール受信の起点となり、抽出したデータの格納先として活用します。
- • Slack：処理結果を担当者へリアルタイムに通知し、迅速な確認を可能にします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミング知識がなくても、視覚的な操作で業務フローを自動化できます。 今回の受発注業務では、以下のようなワークフローを設計します。まず、注文書が添付されたメールをGmailで受信すると、それをきっかけにn8nのワークフローが自動で起動します。次に、n8nがAI-OCRツールの「DX Suite」へPDFデータを送信し、文字情報を抽出させます。抽出された発注元、品番、数量などのデータは、n8n内で基幹システムに登録しやすい形式へ自動で整形されます。整形後のデータはGoogle Sheetsに記録されると同時に、Slackを通じて担当部署へ「受注処理完了」の通知が送られます。もしAI-OCRが読み取れなかった項目があった場合は、Slackに確認依頼が通知され、人が介在するべき箇所だけを明確にします。 この仕組みにより、単純なデータ入力作業から解放され、人は確認と判断という付加価値の高い業務に集中できるようになるのです。
3 実装手順
現在の受発注業務フローを可視化し、処理時間やエラー発生率を正確に把握します。 どの部分を自動化すべきか明確にすることが成功の鍵です。
AI-OCRとn8nのアカウントを設定し、読み取り対象となる注文書のフォーマットをAI-OCRに学習させます。まずは特定の取引先から試すのがおすすめです。
一部の業務で試験的に自動化ワークフローを稼働させます。 読み取り精度や通知のタイミングなどを検証し、現場のフィードバックを元に改善を繰り返します。
対象範囲を徐々に広げて本格運用を開始します。作業時間の削減率やエラー率の低下を具体的な数値（KPI）で測定し、導入効果を評価します。
受発注業務だけでなく、請求書処理や納期管理など、他の業務への応用も検討し、全社的な生産性向上を目指します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月100時間→月20時間） |
| コスト削減 | 年間約200万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い業務へシフト |
| エラー率削減 | 95%減少（手入力によるミスをほぼ撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～30万円（設定支援費用など） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、みなさまの会社で毎日繰り返されている単純作業がないか探してみてください。特に紙やPDFの情報をシステムに入力するような業務は、AI自動化で大きく改善できる可能性があります。 どんな小さな業務でも構いません。その一つ一つの改善が、会社全体の生産性を高める大きな一歩となります。feerは、そんな皆様の第一歩を全力でサポートします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社フジワラ 会社沿革 - 企業の公式サイト
- n8n公式サイト - 公式サイト
- AI-OCR DX Suite公式サイト - AI inside 株式会社
- ITmedia：製造業の業務効率化事例 - 業界ニュースサイト
- AXION - AI-OCRの活用事例5選 - 技術ブログサイト
- n8n 公式ドキュメント - 公式ドキュメント
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