シムトップス様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減！
目次
シムトップス様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社シムトップス様（ソフトウェア開発業・従業員50名規模）のような企業では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のようなケースでは、取引先ごとに異なるフォーマットの注文書がFAXやメールで毎日大量に届く状況が考えられます。 担当者はその注文書を目で見て内容を確認し、手作業で社内の基幹システムへ一件ずつ入力していました。このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーが発生するリスクを常に抱えています。 また、特定の担当者しか対応できない「業務の属人化」も大きな問題でした。担当者が不在の際には業務が滞ってしまい、受注処理の遅延がビジネス機会の損失につながることもあったのです。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力と確認作業で、月に80時間以上の残業が発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suiteなど)：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。
- • Slack / Microsoft Teams：処理結果を担当者にリアルタイムで通知し、確認作業をスムーズにします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識がなくても、様々なアプリケーションやサービスを視覚的につなぎ合わせることができるツールです。 今回の受発注業務では、以下のようなワークフローを設計します。まず、メールで受信した注文書PDFや、電子FAXサービスから送られてきた注文書データをn8nが自動で取得します。次に、そのデータをAI-OCRサービス（DX Suiteなど）に送り、テキストデータへ変換させます。n8nは変換されたデータを受け取り、会社名や品番、数量といった必要な情報を自動で抽出し、社内の基幹システムに登録します。最後に、処理結果をSlackなどのチャットツールへ「受注登録が完了しました」と通知するのです。 この一連の流れが全て自動で実行されます。
3 実装手順
まず現在の業務フローを可視化し、どの作業にどれくらいの時間がかかっているかを分析します。取引先ごとの注文書のフォーマットを収集し、AI-OCRで読み取る項目を定義します。
読み取り精度やコストを比較し、最適なAI-OCRツールを選定します。n8nの環境を準備し、AI-OCRや基幹システム、通知用チャットツールとの接続設定を行います。
特定の取引先や一部の注文書に限定して試験的に自動化を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、誤認識が多い場合は設定を調整して精度を高めていきます。
試験導入で問題がなければ、対象範囲を全取引先に拡大して本格運用を開始します。作業時間の削減率やエラーの発生率などをKPIとして設定し、導入効果を定期的に測定します。
運用しながら得られたデータをもとに、さらなる改善点を見つけ出します。例えば、受注データから需要予測AIへ連携するなど、自動化の範囲を他の業務へも広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減（月80時間→月16時間） |
| コスト削減 | 年間約200万円（残業代および人件費） |
| 生産性向上 | 34%改善 |
| エラー率削減 | 95%減少（ヒューマンエラーの撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（AI-OCR利用料など） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは自社の受発注業務の流れを書き出し、どこに一番時間がかかっているかを見える化してみましょう。その上で、AI-OCRやn8nのようなツールがどの部分で活用できそうか検討することが重要です。feerは、お客様の業務に寄り添い、最適な自動化プランを一緒に考え、実現まで並走します。小さな一歩から、一緒に大きな変化を生み出しましょう。
参考資料・関連リンク
- 株式会社シムトップス 公式サイト - 導入事例として紹介した企業の公式サイトです。
- DX Suite 導入事例 - AI-OCRツールの導入事例が多数掲載されています。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- 化学系製造業 AI-OCR「DX Suite」とRPAの事例・ケース - 日立システムズ - 製造業における具体的な自動化事例です。
- 受発注業務を自動化するには？具体的な方法と注意点、成功事例をご紹介 - アラジンEC - 受発注業務の自動化に関する詳細な解説です。
- 株式会社シムトップス ZAC導入事例 - 株式会社オロ - シムトップス社の別システム導入事例です。
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