武州工業様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減
目次
武州工業様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の武州工業株式会社様（製造業・従業員150名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [21]
こちらの企業様のようなパイプ加工のスペシャリストは、多品種少量生産が強みです。 [10] そのため、毎日多くの取引先からFAXやメールで多様な形式の発注書が届きます。 [2] 担当者はそれらの内容を目で確認し、手作業で社内の生産管理システムへ一件ずつ入力していました。このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーが頻発する原因となっていました。 [6] 特にFAXで届く手書きや不鮮明な文字の注文書は、確認作業に多大な労力を要し、担当者の大きな負担となっていたのです。結果として、本来注力すべき生産計画の最適化や顧客対応といった、より付加価値の高い業務に時間を割けない状況でした。
💥 課題の影響：担当者2名が1日あたり約2時間、月間で合計約80時間をこの手入力作業に費やしていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: AI inside DX Suite, Tegaki)：FAXやPDF形式の発注書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。 [2, 7]
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要です。 [24]
- • Google Workspace / Microsoft 365：受信したメールの管理や、データの一時保管場所として活用します。
- • Slack / Microsoft Teams：自動化されたプロセスの完了通知や、エラー発生時のアラートを担当者に送ります。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なWebサービスを連携できるツールです。 [28] 今回の受発注業務は、以下のようなワークフローを組むことで自動化を実現します。
- トリガー: Google WorkspaceやMicrosoft 365に特定のメール（発注書添付）が届く、または複合機からFAXデータが指定フォルダに保存されると、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCR連携: 添付された発注書の画像ファイルやPDFをAI-OCRサービスに送信します。AI-OCRが画像から文字情報を読み取り、取引先名、品番、数量、納期といった項目を構造化されたデータとして抽出します。 [2]
- データ検証・整形: 抽出したデータに間違いがないか、事前に設定したルール（例：品番の桁数が正しいか）に基づいて簡単なチェックを行います。そして、社内の生産管理システムが受け入れ可能な形式にデータを整形します。
- システム入力: 整形したデータを生産管理システムのAPI（Application Programming Interface）を利用して、自動で登録します。これにより、手入力の作業が完全になくなります。
- 結果通知: 処理が正常に完了した場合はSlackやTeamsに「受注処理完了」の通知を送信します。もしAI-OCRの読み取り精度が低かったり、エラーが発生したりした場合は、担当者に確認を促すアラートを送ります。 [24]
3 実装手順
まず現在の受発注業務の流れを可視化し、どこに時間がかかっているのかを分析します。 [6] そして、自動化の対象とする発注書の種類やフォーマットを整理します。
様々なAI-OCRサービスの中から、自社の帳票との相性が良く、費用対効果の高いツールを選びます。 [23] その後、n8nと各ツールの連携設定（APIキーの設定など）を行います。
特定の取引先や、少数の発注書からスモールスタートで試験導入します。 [6] AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて読み取り箇所の調整（チューニング）を行い、精度を高めていきます。
精度が安定したら、対象範囲を広げて本格運用を開始します。導入前後で作業時間がどれだけ削減されたか、エラー率がどれだけ低下したかなど、具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定して効果を測定します。
運用しながら、さらに改善できる点がないか定期的にワークフローを見直します。 [19] 受発注業務で得たノウハウを、請求書処理や在庫管理など他の業務の自動化にも展開していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月80時間 → 月15時間へ（約80%削減） |
| コスト削減 | 年間約200万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者がより高付加価値業務へシフト |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～100万円（コンサルティング・設定費用） |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（ツール利用料・保守費用） [22] |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：重要なのは、いきなり大規模な導入を目指すのではなく、まずは課題を特定し、小さな範囲で試してみることです。 [26] 例えば、特定の取引先からのFAX発注書をAI-OCRでデータ化してみる、といったスモールスタートが成功の鍵となります。feerは、このような一歩目を踏み出すお客様と並走し、最適なツールの選定から具体的なワークフローの構築まで、丁寧にサポートいたします。一緒に業務改善の第一歩を踏み出しましょう。
参考資料・関連リンク
- 武州工業株式会社 公式サイト - 今回事例として紹介させていただいた企業の公式サイトです。 [10]
- 武州工業株式会社〈製造業〉 | 事例記事 | デジタル化推進ポータル - 武州工業様のDXに関する詳細な事例紹介です。 [10]
- n8n.io - Workflow automation tool - 本記事で紹介した自動化ツールn8nの公式サイトです。 [28]
- DX Suite｜AI-OCRサービス - 代表的なAI-OCRツールの公式サイトです。
- Salesforce Einstein - 業務改善に活用できるAIプラットフォームの例です。 [22]
- DX推進事例 - 埼玉県 - 埼玉県による武州工業様のDX推進事例紹介です。 [21]
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