フジワラ様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の時短！
目次
フジワラ様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の時短！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる手作業による受発注業務の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社フジワラ様（機械器具製造・従業員120名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、多くの取引先からFAXやメールで注文書を受け取っていました。 そのため、担当者が毎日、大量の注文書の内容を目で確認し、手作業で基幹システムへ入力する必要があったのです。このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや確認漏れといった人為的なエラーが発生しやすい状況でした。 特に繁忙期には残業が増え、担当者の負担が大きくなるだけでなく、受注処理の遅れが顧客満足度の低下につながる懸念もありました。アナログな業務フローがボトルネックとなり、会社全体の生産性向上を妨げていたのです。
💥 課題の影響：ある製造業の事例では、同様の課題によって月に200時間もの作業時間が発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite)：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。 手書き文字にも強いのが特徴です。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
- • Google Sheets：抽出した注文データを一時的に保存し、管理するためのデータベースとして活用します。
- • Slack：処理結果やエラー発生時に、担当者へリアルタイムで通知を送ります。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識があまりなくても、ノードと呼ばれる機能をつなぎ合わせることで、複雑な業務フローを自動化できます。 今回は、メールやFAXで受信した注文書を起点に、データ化からシステム登録、担当者への通知までを全自動で行うワークフローを構築します。例えば、ECサイトで注文が入ると、自動で在庫管理用のGoogle Sheetsを更新し、請求書PDFを生成して顧客にメール送信する、といった一連の流れを自動化できるのです。
3 実装手順
まず、どの帳票を自動化の対象とするか整理し、課題を明確にします。 過去の注文書データを収集し、AI-OCRの読み取り精度を検証するための準備をおこないます。
課題に合ったAI-OCRツールを選定し、n8nとの連携設定をおこないます。 まずは特定の取引先の注文書のみを対象にするなど、スモールスタートで始めるのが成功の秘訣です。
PoC（概念実証）を実施し、読み取り精度や自動化フローに問題がないか検証します。 読み取りエラーが発生したパターンのデータをAIに再学習させ、精度を継続的に高めていきます。
自動化する範囲を徐々に広げ、本格運用を開始します。「作業時間削減率」や「エラー発生率」などのKPIを設定し、導入効果を定量的に測定します。
現場の担当者からフィードバックを収集し、ワークフローを継続的に改善します。受発注業務だけでなく、請求書処理や在庫管理など、他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約78%削減（月200時間→45時間） |
| コスト削減 | 年間約180万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 約40%改善 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、あなたの会社で毎日繰り返されている単純作業や、時間がかかっている業務を洗い出してみましょう。特に、紙やPDFの情報を手入力している業務は、AI導入で大きな効果が期待できる最初のステップです。feerは、そんな一歩目を踏み出す皆様と伴走し、最適な解決策を一緒に考えます。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社フジワラ 公式サイト - 今回事例として参考にさせていただいた企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- AI-OCR DX Suite - AI-OCRツールの公式サイトです。
- 株式会社MonotaRO - 業務効率化で知られる企業の公式サイトです。
- アスクル株式会社 - DX推進の参考となる企業の公式サイトです。
- DX白書2023（IPA） - 日本のDX推進状況に関する公式レポートです。
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