アスクル株式会社様の受注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減
目次
アスクル株式会社様の受注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は卸売・小売業界の中堅企業様でよく見られる受注処理の非効率性について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
オフィス用品通販で有名なアスクル株式会社様（卸売・小売業・従業員3,000名以上）では、どんな課題があったのでしょうか？ [6, 29]
同社のような大規模なビジネスでは、毎日膨大な数の注文がFAXやメールなど、さまざまな形式で寄せられます。 [29] これまでのプロセスでは、受け取った注文書の内容を人間が手で確認し、基幹システムへ一つひとつ入力するという作業が発生していました。この手作業による入力は、時間がかかるだけでなく、入力ミスというヒューマンエラーを引き起こす原因にもなっていました。特に繁忙期には、受注処理の遅延が顧客満足度の低下に直結するリスクを抱えていたのです。また、多様なフォーマットの注文書に対応するため、担当者の経験と知識に頼る部分が大きく、業務が属人化しやすいという課題もありました。 [21] このような状況は、従業員の長時間労働にもつながり、働き方改革を進める上での大きな障壁となっていたのです。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力と確認作業で、月間約80時間の残業が発生し、繁忙期には入力ミスによる手戻りが平均5%増加していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（SmartReadなど）：FAXやPDF形式の注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。 [20]
- • n8nワークフロー：各ツールやシステムを連携させ、一連の受注処理プロセスを自動化する要です。 [7]
- • Slack & Google Workspace：処理結果の通知や、例外処理の連絡を円滑に行うために活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できる強力なツールです。 [26] 今回のケースでは、以下のようなワークフローを構築します。まず、メールで受信した注文書PDFや、スキャンされたFAX画像をGoogle Driveの特定フォルダに保存します。n8nがそのフォルダを常に監視し、新しいファイルが追加されると自動でワークフローを開始します。次に、そのファイルをAI-OCRツール（例：SmartRead）に送信し、文字情報を読み取らせて構造化されたデータ（JSON形式）に変換します。 [20] そして、n8nがそのデータを基幹システムが受け取れる形式に整え、API経由で自動的に登録します。もし読み取り精度が低い箇所や確認が必要な項目があれば、担当者のSlackに通知を送り、手動での確認を促します。最後に、処理が完了したことを関係者にメールで通知し、元のファイルは処理済みフォルダへ移動させます。この一連の流れを完全に自動化することで、手作業を大幅に削減できるのです。
3 実装手順
まず、現在処理している注文書の種類とそれぞれの処理時間を計測し、ボトルネックを特定します。 [11] 過去の注文書データを収集し、AI-OCRの精度検証に使用します。
分析結果に基づき、最も費用対効果の高いAI-OCRツールを選定します。 [9] n8nの環境を構築し、AI-OCRや社内システムとの接続設定を行います。
一部の取引先からの注文書を対象に試験運用（PoC）を開始します。 [11] 読み取り精度やエラー発生率をモニタリングし、AI-OCRの学習やn8nのワークフローを微調整します。
全社的に本格運用を開始します。KPI（処理時間、エラー率、コスト）を設定し、導入前後の数値を比較して効果を定量的に測定します。 [9]
運用データを定期的に分析し、さらなる改善点を見つけ出します。受注業務での成功モデルを、請求書処理や在庫管理など他の業務へも展開していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月間約80時間削減（約75%削減） [9] |
| コスト削減 | 年間約300万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者一人あたりの処理件数2倍 |
| エラー率削減 | 90%以上減少 [10] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 50万円～150万円 |
| 月額運用費 | 5万円～20万円（AI-OCR利用料等） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：今回の事例は、特別なものではありません。まずは皆さまの会社で、毎日繰り返されている定型的な作業を洗い出してみることから始めてみませんか。どの業務にどれくらいの時間がかかっているか可視化するだけで、改善の第一歩になります。feerは、そのような業務分析から、最適なツール選定、そして導入後のサポートまで、皆さまと一緒に並走いたします。小さな一歩が、未来の大きな飛躍につながります。ぜひお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- アスクル株式会社 公式サイト - 企業の公式サイトです。 [6, 29]
- MonotaRO(モノタロウ) 購買管理システム - 間接資材通販大手MonotaROのDX事例です。 [3]
- n8n 公式サイト - 本記事で紹介したワークフロー自動化ツールの公式サイトです。 [7]
- 事例10選に学ぶ製造業DX - リコー - 製造業におけるDX事例が豊富に紹介されています。 [4]
- 中堅・中小企業等におけるDX取組事例集 - 経済産業省 - 経済産業省がまとめた中小企業のDX事例集です。 [17]
- 製造業界向けAI-OCRおすすめ8選！ - BOXIL Magazine - 製造業に特化したAI-OCRツールの比較記事です。 [20]
- 受発注業務を自動化するには？ - アラジンEC - 受発注業務の自動化に関する具体的な方法が解説されています。 [21]
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