請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社タイミー様（IT・サービス業界・従業員約700名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [20]
こちらの企業様では、事業の急成長に伴い毎月受け取る請求書の数が急増していました。経理担当者が一枚一枚、紙やPDFで届く請求書の内容を目で確認し、会計システムへ手入力する作業に追われていたのです。 [20] フォーマットが取引先ごとに異なるため、どこに何が書かれているかを探すだけでも一苦労でした。その結果、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすく、担当者の大きな負担となっていました。 [15, 17] 月末月初の繁忙期には残業が増え、本来注力すべき分析業務などに時間を割けない状況だったのです。 [17]
💥 課題の影響：手動でのデータ入力作業では、約3%の確率でエラーが発生するという調査結果もあります。 [24] 月200枚の請求書を処理する場合、毎月6件のミスが起こる計算になり、修正作業に追われていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (SmartReadなど)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。 [5, 15]
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。 [18]
- • Google Drive / Slack：請求書の保管場所や、処理結果をチームに通知するための補完ツールとして活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように自動化のフローを構築できます。 [21] 今回の請求書処理では、以下のような流れを自動で実行させます。まず、メールや特定のGoogle Driveフォルダに請求書PDFが届いたことをきっかけに、n8nが起動します。次に、そのPDFファイルをAI-OCRツールに自動で送信し、請求書番号や金額、取引先名などの必要な情報をテキストデータとして抽出します。 [17] 抽出したデータは、会計システムに入力しやすいようにn8nが整形し、指定のシステムへ自動で登録します。最後に、処理が完了したことや、もしエラーが起きた場合にはその内容を、Slackを通じて経理担当者へリアルタイムで通知します。 [22] これにより、一連の作業が人の手を介さずに完結するのです。
3 実装手順
まず「何にどれだけ時間がかかっているか」を把握します。請求書の受領から処理完了までの各工程の作業時間を計測し、ボトルネックを特定します。
自社の請求書のフォーマットや量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選びます。無料トライアルを活用して、実際の請求書で読み取り精度を確認することが重要です。
まずは一部の部署や特定の取引先の請求書のみを対象に、スモールスタートで自動化を試します。AI-OCRが読み間違えた箇所を修正学習させることで、徐々に精度を高めていきます。 [11]
「請求書1枚あたりの処理時間」や「手入力エラー率」をKPI（重要業績評価指標）として設定し、導入前後の数値を比較して効果を定量的に測定します。 [25]
請求書処理で得たノウハウを活かし、納品書や契約書など他の書類処理にも自動化の範囲を広げていくことで、会社全体の生産性向上に繋げます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 [14] |
| コスト削減 | 年間約150万円（担当者1名の人件費換算） |
| 生産性向上 | 月次決算を3日早期化 [25] |
| エラー率削減 | 95%以上減少 [14] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0円～30万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（AI-OCR、n8n利用料含む） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、毎月どれくらいの時間を請求書処理に使っているか、一度計測してみることをお勧めします。その時間と人件費を計算し、自動化ツール導入の費用対効果を具体的にシミュレーションしてみましょう。多くのAI-OCRツールには無料トライアル期間がありますので、実際に自社の請求書を読み込ませて精度を体験してみてください。feerは、そんな第一歩からお客様と伴走し、最適なツールの選定から導入、運用までをしっかりとサポートいたします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- SmartRead公式サイト - 次世代AI OCRで文書のデータ化を簡単に
- n8n公式サイト - 強力なワークフロー自動化ツール
- バクラク請求書受取 - 株式会社LayerXが提供する請求書処理サービス [16]
- RICOH 受領請求書サービス - リコーが提供するAI帳票認識OCRソリューション [16]
- 株式会社ROBOT PAYMENT - 請求・決済の自動化サービスを提供する企業
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