請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回はIT業界の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ROBOT PAYMENT様（金融・決済業界・従業員159名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、毎月多くの取引先から紙やPDFといった様々な形式で請求書が届いていました。 経理担当者はそれらの請求書の内容を一件ずつ確認し、会計システムへ手作業で入力するという業務に多くの時間を費やしていたのです。 特に月末の締め日には作業が集中し、残業の原因となることも少なくありませんでした。手作業による入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーも発生し、修正作業にさらに時間がかかるという悪循環に陥っていたのです。 このような状況は、担当者の大きな負担になるだけでなく、経営の迅速な意思決定に必要な月次決算の遅延にもつながる可能性がありました。
💥 課題の影響：請求書処理だけで月間約80時間の作業時間が発生し、入力ミスによる修正作業が毎月10時間以上追加でかかっていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite, Google Cloud Vision AI)：AI技術で紙やPDFの請求書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要です。
- • クラウドストレージ (例: Google Drive)：電子化された請求書データを一元管理し、どこからでもアクセス可能にします。
- • 会計ソフト (例: マネーフォワード クラウド, freee)：API連携で自動的に仕訳データを作成します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように自動化のフローを構築できます。 今回の請求書処理では、以下のような流れを自動で実行します。
- トリガー設定：Gmailに特定のキーワード（例：「請求書」）を含むメールが届くと、ワークフローが自動で開始します。
- データ抽出：添付された請求書PDFを自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存します。
- AI-OCR連携：保存されたPDFをAI-OCRツールに送り、取引先名、金額、日付などの情報をテキストデータとして抽出します。
- データ整形：抽出したデータを会計ソフトが読み込める形式に自動で整形します。
- 会計ソフトへ登録：整形したデータを会計ソフトのAPIに送り、仕訳データを自動で作成します。
- 完了通知：処理が完了したら、Slackなどのチャットツールに「請求書〇〇の処理が完了しました」と通知します。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを洗い出します。
自社の請求書のフォーマットや量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選定します。その後、n8nと各ツールのアカウント連携設定を行います。
まずは特定の部署や取引先からの請求書に限定して小規模にテストを開始します（スモールスタート）。 AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を調整します。
テストで問題がなければ、対象範囲を全社に拡大します。「作業時間」や「エラー発生率」などの指標（KPI）を設定し、導入前後の変化を数値で測定します。
運用しながら出てきた課題を元に、定期的にn8nのワークフローを見直します。将来的には、請求書処理だけでなく、契約書管理など他の業務への応用も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減（月間80時間→16時間） |
| コスト削減 | 年間約200万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 単純作業から解放され、より付加価値の高い分析業務へ集中可能に |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミスを抜本的に解消） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円（ツール設定・コンサルティング費用） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（各ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：毎月繰り返される請求書処理のような定型業務は、AIによる自動化の効果が最も出やすい領域です。まずは、自社の経理業務の中で「時間がかかっている単純作業」は何かをリストアップすることから始めてみませんか。feerは、その課題の洗い出しからお客様と共に走り、最適な自動化プランを一緒に考えます。小さな一歩が、会社全体の生産性を大きく変えるきっかけになります。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ROBOT PAYMENT - 事例として紹介した企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - 今回の自動化の要となるn8nの公式サイトです。
- 業務効率化に役立つAI-OCR！バックオフィス業務での活用例と導入のポイントを解説 - Panasonic - AI-OCRの活用事例が詳しく解説されています。
- 請求書の支払処理は効率化できる！課題や解決方法を事例を交えて解説 - NTTファイナンス - 請求書処理の課題と解決策がまとめられています。
- 経理部門のミスをゼロに！AI活用で実現する経理業務の自動化とは？ - GMOあおぞらネット銀行 - AIによる経理自動化の具体例が紹介されています。
- 経理業務におけるAIの現状・展望は？活用例7選や求められる経理の役割も紹介 - LayerX - 経理業務でのAI活用について現状と展望が解説されています。
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