製造業の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
製造業の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやメールでの受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社フジワラ様（機械器具製造業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、多くの取引先からFAXやメールで注文書を受け取っていました。 そのため、担当者の方が毎日届く大量の注文書を確認し、内容を基幹システムへ一件ずつ手作業で入力する必要があったのです。この方法は非常に時間がかかるだけでなく、品番や数量の入力ミスといった人為的なエラーが起こりやすい状態でした。特に注文が集中する月末には、この入力作業のために担当部署の残業が常態化してしまいます。結果として、他のより重要な業務へ時間を割けないという大きな悩みを抱えていらっしゃいました。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力に毎月100時間以上を費やし、入力ミスによる手戻りが月平均15件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suiteなど)：AI技術で紙やPDFの注文書を高精度に読み取り、文字をテキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
- • Google Workspace (Gmail, Google Sheets)：メール受信を起点とし、抽出したデータの格納や管理に活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できるツールです。 今回は次のような流れで受発注業務を自動化します。
- メール受信を検知：注文書PDFが添付されたメールをGmailで受信すると、n8nが自動で検知します。
- AI-OCRでデータ化：添付されたPDFをAI-OCRツール（DX Suite）に送り、会社名や品番、数量などの情報をテキストデータに変換します。
- Google Sheetsへ自動入力：AI-OCRが抽出したデータを、n8nがGoogle Sheetsの指定されたフォーマットに自動で入力し、一覧化します。
- 担当者へ通知：処理が完了したら、Slackなどのチャットツールで担当者に「受注処理が完了しました」と通知を送ります。
- エラー発生時の通知：もしAI-OCRがうまく読み取れなかった場合は、担当者に確認を促すアラートを送信します。
3 実装手順
まず現在の業務フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どんなミスが多いかを洗い出します。 過去の注文書データを収集し、AI-OCRの読み取り精度をテストするための準備をおこないます。
AI-OCRやn8nなどのツールを選定し、無料トライアルなどを活用して試験的に導入します。各ツールのアカウント設定や、サービス間の連携（API設定）をおこないます。
特定の取引先や一部の注文書だけで自動化フローをテスト運用します。読み取り精度が低い帳票があれば、AI-OCRの学習機能で精度を向上させるなどの調整をおこないます。
全部門で本格的に運用を開始し、導入前後でどれだけ作業時間が削減されたか、エラー率が低下したかを測定します。 定量的なデータで改善効果を評価することが大切です。
運用しながら得られたフィードバックを基に、ワークフローをさらに改善します。受発注業務だけでなく、請求書処理など他の業務にも自動化の範囲を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約80%削減（月100時間 → 月20時間） |
| コスト削減 | 年間約200万円（残業代・人件費換算） |
| 生産性向上 | 付加価値の高いコア業務への集中 |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミス撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円（ツール設定・コンサルティング費用） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（各ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：重要なのは、まず自社の業務を整理し、どこに一番時間がかかっているかを見つけることです。今回ご紹介したAI-OCRやn8nのようなツールは、多くが無料トライアルを提供しています。まずは小さな範囲で試してみて、自動化の効果を実感することから始めてみませんか。私たちfeerは、そんな第一歩からお客様と共に走り、最適な解決策を見つけるお手伝いをいたします。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社フジワラ 公式サイト - 事例として紹介した企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - 本記事で紹介したワークフロー自動化ツールの公式サイトです。
- AI-OCR DX Suite - 高精度なAI-OCRツールの公式サイトです。
- AI OCRとは？業務改善に向けた適切な活用例を徹底解説！ - AI-OCRの活用事例や機能について詳しく解説されています。
- 中小企業のDX推進に関する調査 - 中小企業のDXに関する公的な調査レポートです。
- 生成AIの利用実態に係る調査 中堅・中小企業編 - 中小企業のAI活用状況に関する調査結果です。
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