製造業の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の時短を実現
目次
製造業の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の時短を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAX・メールによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際のキング醸造株式会社様（調味料製造業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、全国の取引先からFAXやメール、電話といった様々な形式で注文を受けていました。そのため、注文情報を基幹システムへ手作業で入力する必要があり、多くの時間と労力がかかっていました。特に、手書きのFAX注文書は読み間違いが発生しやすく、品番や数量の誤入力がたびたび問題になっていたのです。担当者によって入力スピードや精度にばらつきがあり、業務が特定の人に依存してしまう「属人化」も課題でした。このような状況では、担当者不在時に業務が滞ってしまい、顧客への迅速な対応が難しくなることもありました。
💥 課題の影響：手作業による入力業務に毎月約80時間も費やされ、コア業務である生産計画や品質管理の時間を圧迫していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（DX Suiteなど）：紙やPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。手書き文字にも強いのが特徴です。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。
- • Slack / Microsoft Teams：処理結果やエラーを担当者にリアルタイムで通知し、迅速な対応を可能にします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できる強力なツールです。 今回のケースでは、以下のような自動化の流れを構築します。
- トリガー設定：特定のメールアドレスに注文書（PDF/画像）が添付されたメールが届くと、n8nのワークフローが自動で起動します。
- AI-OCR連携：受信したファイルをAI-OCRサービス（DX Suiteなど）に自動で送信し、注文書の内容（会社名、品番、数量、納期など）をテキストデータ化します。
- データ整形：AI-OCRから返ってきたデータをn8nが受け取り、基幹システムに入力しやすい形式に自動で整形・加工します。
- 基幹システムへ登録：整形したデータを、お使いの販売管理システムやERPのAPIと連携させ、自動で注文情報を登録します。
- 担当者へ通知：処理が正常に完了したこと、またはエラーが発生したことを、SlackやTeamsにリアルタイムで通知します。これにより、担当者はすぐに状況を把握できます。
3 実装手順
まず、どのような種類の注文書が、どのくらいの量届くのかを分析します。フォーマットの種類や手書きの割合などを把握することが重要です。
分析結果を基に、最適なAI-OCRツールを選定します。無料トライアルなどを活用し、実際の注文書で読み取り精度をテストすることが成功の鍵です。
まずは一部の取引先からの注文書に限定して試験的に導入します。読み取り精度が低い箇所などを特定し、AI-OCRの設定を調整して精度を高めていきます。
試験導入で効果が確認できたら、対象を全取引先に拡大して本格運用を開始します。作業時間の削減量やエラー率の低下率などをKPIとして設定し、効果を測定します。
運用後も定期的に効果を見直し、改善を続けます。受発注業務で得られた成功体験を、請求書処理や在庫管理など、他の業務の自動化にも展開していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大90%削減（月80時間→月8時間） |
| コスト削減 | 年間約200万円（残業代・人件費換算） |
| 生産性向上 | コア業務への集中による生産性15%向上 |
| エラー率削減 | 98%減少（手入力によるミスをほぼ撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～100万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（AI-OCR、n8n等のツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AIと自動化による業務改善は、もはや特別なことではありません。まずは、皆様の会社で「時間がかかっている」「ミスが多い」と感じる定型業務を一つ、書き出してみることから始めてみませんか。feerは、その課題を解決するための最適な道のりを、お客様と一緒になって考え、伴走するパートナーです。小さな一歩が、未来の大きな飛躍につながります。ぜひお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- キング醸造株式会社 公式サイト - 事例として紹介した企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - 本記事で紹介したワークフロー自動化ツールの公式サイトです。
- AI-OCR DX Suite | AI inside 株式会社 - 高精度なAI-OCRツールの公式サイトです。
- 中小企業におけるRPA導入の現状｜事例から見える導入ポイントを徹底解説！ - BizRobo! - 中小企業の自動化事例に関する記事です。
- AI-OCRとRPA導入による帳票業務の自動化手法 - ユーザックシステム - AI-OCRとRPA連携の技術的な解説記事です。
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