
問い合わせ対応業務効率化事例|AI導入で80%の時間短縮を実現
目次
問い合わせ対応業務効率化事例|AI導入で80%の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です!
今回はITサービス業界の中小企業様でよく見られる「複数チャネルからの問い合わせ対応とデータ入力の非効率化」について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社西武プロセスイノベーション様(サービス業・従業員約200名)では、どんな課題があったのでしょうか?
こちらの企業様では、西武グループの会員サービスに関する多様な顧客からの問い合わせに対応する必要がありました。 従来はコールセンターでの電話対応が中心でしたが、ウェブサイトからの問い合わせも増加し、複数の窓口からの情報を手作業で顧客管理システム(CRM)に入力していました。この手作業による入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れが発生する原因となっていました。担当者は毎日数時間をこの単純作業に費やしており、本来注力すべき顧客への提案やサポート品質の向上といったコア業務に集中できない状況だったのです。
💥 課題の影響:問い合わせ対応とデータ入力作業に毎月約50時間以上を費やし、コア業務の時間を圧迫していました。
📚 参考資料:この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで!feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします!
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです!
- • ChatGPT (OpenAI):問い合わせ内容の要約、分類、そして適切な回答文の生成を担います。
- • n8nワークフロー:各ツールを連携させ、一連の処理を自動化する中心的な役割を果たします。
- • HubSpot:顧客情報を一元管理するCRMツールとして、自動でデータを登録します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです!
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、様々なサービスを連携させた自動化フローを構築できます。 今回は、ウェブサイトの問い合わせフォームから送信された内容をトリガーに、ChatGPTで内容を解析し、その結果をHubSpotに自動登録する流れを設計します。
3 実装手順
まず、どのチャネルからどのような問い合わせが来ているかを整理し、CRMに登録すべき必須項目を洗い出します。
n8n、OpenAI、HubSpotの各アカウントを準備し、APIキーを取得してn8n上で連携設定を行います。
最初はウェブフォームからの問い合わせのみを対象に自動化フローを構築し、テスト運用を開始します。ChatGPTの指示(プロンプト)を調整し、情報の抽出精度を高めていきます。
処理時間、データ入力の正確性、担当者の作業負担の変化などをKPIとして設定し、導入効果を測定します。
運用で得られたデータをもとに、他のチャネル(メールやSNSなど)へも自動化の範囲を広げていきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減(月50時間→10時間) |
| コスト削減 | 年間約150万円(人件費換算) |
| 生産性向上 | 25%改善(コア業務への集中) |
| エラー率削減 | 98%減少(手入力ミスの撲滅) |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月~3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円~50万円 |
| 月額運用費 | 3万円~10万円(ツールの利用料) |
まとめ
いかがでしたでしょうか?
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ:重要なのは、まず自社の業務の中で「時間がかかっている定型作業」を見つけ出すことです。そして、いきなり大規模な導入を目指すのではなく、問い合わせ対応のような一部分からスモールスタートで自動化を試してみることをお勧めします。feerは、お客様の状況に合わせた最適な自動化プランの設計から導入、そして運用まで、しっかりと伴走しながらサポートいたします。一緒に業務改善の第一歩を踏み出しましょう!
参考資料・関連リンク
- n8n公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです。
- OpenAI ChatGPT - AIによる文章生成や要約ができるツールの公式サイトです。
- HubSpot公式サイト - 顧客管理(CRM)プラットフォームの公式サイトです。
- 株式会社西武プロセスイノベーション - 事例で紹介した企業の公式サイトです。
- n8nでAI活用!ChatGPT・Claude・Geminiと連携するワークフローの作り方 | こまろぐ - n8nと各種AIの連携方法について解説した技術ブログです。
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