フジワラテクノアート様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
フジワラテクノアート様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやPDFによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社フジワラテクノアート様（醸造機械製造業・従業員約300名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のような製造業の現場では、取引先ごとに形式が異なる注文書がFAXやメールで毎日大量に届くことが少なくありません。担当者の方が一件ずつ注文内容を目で確認し、会社の基幹システムへ手で入力する作業は、非常に時間がかかります。特に月末や繁忙期にはこの作業が集中し、担当部署の残業が常態化してしまうことも大きな悩みでした。また、手作業による入力ミスが原因で、誤った製品を出荷してしまい、手戻りや再配送のコストが発生するリスクも抱えていました。
💥 課題の影響：ある調査では、同様の業務で月間100時間かかっていた受注処理がAI導入後、約7時間にまで削減された事例も報告されています。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suiteなど)：AI技術で、手書き文字や様々な形式の注文書を高精度に読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールやシステムを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する「司令塔」の役割を担います。
- • kintone：読み取った注文データを一元管理し、社内の誰もがリアルタイムで進捗を確認できるデータベースとして活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識が少なくても、まるでブロックを組み合わせるように業務の自動化フローを構築できます。 今回のケースでは、以下のようなワークフローを設計します。まず、FAXやメールで受信した注文書PDFを特定のフォルダに保存します。n8nがフォルダを常に監視し、新しいファイルが追加されると自動でAI-OCRツールにデータを渡します。AI-OCRが注文書の文字を読み取り、テキストデータに変換します。n8nはそのデータをkintoneのような販売管理システムに自動で登録します。最後に、処理が完了したことを担当者のチャットツール（Slackなど）に通知します。この一連の流れを完全に自動化することが可能です。
3 実装手順
まず、現在受け取っている注文書の種類やフォーマットをすべて洗い出します。そして、各注文の処理にどれくらいの時間がかかっているかを正確に記録し、課題を明確にします。
分析した注文書を使い、いくつかのAI-OCRツールの無料トライアルを試します。自社の帳票との相性が良く、最も認識精度が高いツールを選定することが重要です。
特定の取引先数社に絞って、自動化ワークフローのテスト運用を開始します。読み取り精度が低い箇所やエラーが発生する部分を特定し、設定を微調整して精度を高めていきます。
試験導入で問題がなくなった後、全取引先を対象に本格運用を開始します。処理時間の削減率や入力エラーの減少率といったKPI（重要業績評価指標）を設定し、導入効果を定期的に測定します。
運用後も、定期的にプロセスの見直しを行います。例えば、AI-OCRで読み取ったデータを活用して需要予測の精度を高めたり、他の間接業務にも自動化の範囲を広げたりすることを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減 |
| コスト削減 | 年間120万円以上 |
| 生産性向上 | 40%改善 |
| エラー率削減 | 95%減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 50万円～150万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、現在お使いの注文書の中から代表的なものを数種類ご用意いただき、AI-OCRの無料トライアルで読み取り精度を試してみませんか。feerでは、その結果を基にお客様に最適なツール選定と、n8nを活用した具体的な自動化ワークフローのご提案をさせていただきます。専門知識がなくても私たちが伴走しますので、ぜひお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社フジワラテクノアート - 企業の公式サイト
- 【中小企業デジタル化推進事例集】株式会社フジワラテクノアート - YouTube - 企業のDX推進に関する動画
- 中小企業のDX推進に関する事例 - 経済産業省 - 中小企業のDX事例集
- DX Suite公式サイト - AI-OCRツールの公式サイト
- n8n公式サイト - ワークフロー自動化ツールの公式サイト
- kintone公式サイト - 業務改善プラットフォームの公式サイト
- 業務改善で「生産性」を上げよう！先端企業20社の、リアルな事例を紹介 - SELECK - 業務改善の事例紹介サイト
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
- https://4rjhptarqbdtr1jy.public.blob.vercel-storage.com/challenge-scenes/challenge-scene-1757037641004.png"
- https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/kenkyukai/monodukuri/2022/221223monodukuri_wg01_1.pdf"
- https://www.fujiwara-jp.com/"
- https://www.youtube.com/watch?v=D0yojY7c-4A"
- https://www.b-mall.ne.jp/horei/ichiran/jirei/chushokigyo-dx-jirei/"
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む