株式会社ヤマイチ様の請求書処理効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
株式会社ヤマイチ様の請求書処理効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は食品卸売業の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の負担増大について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ヤマイチ様（食品卸売業・従業員約100名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、毎月多くの取引先から紙やPDFといった様々な形式で請求書が届いていました。経理担当者の方々が、それら一枚一枚の内容を目で確認し、会計システムへ手作業で入力するという業務に多くの時間を費やしていたのです。特に月末月初の繁忙期には、請求書処理業務が集中し、担当者の大きな負担となっていました。また、手作業による入力ミスや確認漏れがどうしても発生してしまい、修正作業にさらに時間がかかるという悪循環に陥っていたのです。このような状況は、コア業務であるべき財務分析や経営改善提案といった、より付加価値の高い仕事へ時間を割くことを難しくしていました。
💥 課題の影響：手作業による請求書処理に、月間でおよそ30時間もの時間が費やされ、ヒューマンエラーによる修正作業も頻発していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • Google Cloud Vision (AI-OCR)：請求書に書かれた文字を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の処理を自動化する中心的な役割を担います。
- • Google Drive & Gmail：PDF請求書の受け取りと保管場所として機能します。
- • Google Sheets：AIが読み取ったデータを整理し、会計ソフトへインポートする前の一時的なデータベースとして活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように自動化のフローを構築できます。 今回の請求書処理では、以下のような流れを自動で実行するワークフローを作成します。
- メール受信をトリガー：Gmailに特定のキーワード（例：「請求書」）を含むメールが届くと、ワークフローが自動で開始します。
- 添付ファイルを保存：メールに添付された請求書PDFファイルを、Google Driveの指定フォルダへ自動的に保存します。
- AI-OCRでデータ抽出：保存されたPDFをGoogle Cloud Vision APIに送り、請求元、金額、日付などの情報をテキストデータとして抽出します。
- スプレッドシートに記録：抽出したデータを整形し、Google Sheetsの新しい行に自動で追記します。
- 担当者へ通知（任意）：処理が完了したことをSlackなどのチャットツールで担当者に通知することも可能です。
3 実装手順
まず、現在処理している請求書の種類や枚数、処理にかかっている時間を正確に把握します。どの業務に一番時間がかかっているかを明らかにすることが重要です。
今回提案したGoogle Cloud、n8nなどのアカウントを準備し、API連携の設定を行います。feerが伴走しながらサポートするのでご安心ください。
まずは一部の請求書処理から自動化をスタートさせ、AIの読み取り精度やワークフローの動作を確認します。ここで出た課題を元に、最適な設定へと調整していきます。
試験導入で問題がなければ、本格的に全体の請求書処理を自動化します。処理時間の短縮率やエラーの減少率などを数値で測定し、導入効果を明確にします。
運用しながら、さらに改善できる点がないか定期的に見直します。請求書処理だけでなく、他の定型業務にも自動化の範囲を広げていくことを目指します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減（月30時間→月6時間） |
| コスト削減 | 年間約80万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者がコア業務に集中可能に |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円（ワークフロー構築支援費） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツール利用料、保守費） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AIと自動化の導入は、もはや特別なことではありません。まずは皆様の会社で「時間がかかっている」「単純作業の繰り返しだ」と感じる業務を一つ、書き出してみませんか。その小さな一歩が、会社全体の生産性を大きく向上させるきっかけになります。feerは、その一歩を全力でサポートするパートナーです。どんな些細なことでも、まずはお気軽にご相談ください。一緒に、新しい働き方の扉を開きましょう。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ヤマイチ 物流サービス - 導入事例企業の公式サイトです。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - n8nを使った請求書処理の具体的なワークフロー解説です。
- Google Cloud Vision AI - 今回使用するAI-OCR技術の公式サイトです。
- n8n - Workflow Automation - 自動化ツールn8nの公式サイトです。
- AI-OCRを活用した業務効率化の事例紹介 | DynaEye 11 - PFU - 様々な業界でのAI-OCR導入事例が紹介されています。
- 令和6年版 情報通信白書｜企業向けアンケート - 総務省 - 日本企業におけるAI活用の統計データです。
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