プラポート様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
プラポート様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるアナログな受発注業務の課題について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社プラポート様（プラスチック・樹脂加工業・従業員20名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、取引先からFAXやメール添付のPDFで届く、形式の異なる大量の注文書に悩まされていました。毎日届く数十枚の注文書の内容を、担当者が手作業で販売管理システムへ入力する作業が大きな負担となっていたのです。一件一件の内容を目で確認し、手で打ち込む作業は時間がかかるだけでなく、どうしても入力ミスや転記漏れが発生してしまいます。ミスが発覚すると、確認や修正作業にさらに時間が取られ、担当者の残業が常態化し、本来注力すべき品質改善や顧客対応といったコア業務にしわ寄せがいく状況でした。
💥 課題の影響：1件の見積もり作成に平均5分かかり、業務の属人化も課題となっていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（光学的文字認識）：FAXやPDFの画像から文字情報を高精度で読み取ります。手書き文字にも対応可能なサービスが増えています。
- • n8nワークフロー：様々なサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。
- • クラウドストレージ (Google Driveなど)：受信した注文書ファイルを一元的に保管し、自動化の起点とします。
- • ビジネスチャット (Slackなど)：処理結果を担当者にリアルタイムで通知し、確認作業をスムーズにします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識があまりなくても、視覚的な操作で複雑な連携処理を組むことができる強力なツールです。 今回の事例では、以下のようなワークフローを構築します。
- トリガー設定：メールやFAXで受信した注文書PDFが、指定のクラウドストレージ（Google Driveなど）に保存された瞬間に、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCR連携：保存されたPDFファイルをAI-OCRサービスに送信し、「取引先名」「商品名」「数量」「納期」などの必要項目を自動でテキストデータ化します。
- データ登録：AI-OCRが抽出したテキストデータを、現在お使いの販売管理システムや会計ソフトの形式に合わせて整形し、API連携で自動的に登録します。
- 通知と確認：登録が完了したら、Slackなどのビジネスチャットに「【受注登録完了】株式会社〇〇様より」といった通知を送信します。もしAIが読み取れない箇所があれば、担当者に確認を促す通知を送る設定も可能です。
3 実装手順
まず、現在処理している注文書の種類やフォーマット、処理にかかる時間を正確に把握し、自動化すべき業務の範囲を明確に定義します。
読み取る帳票の種類や量に応じて、最適なAI-OCRツールを選定します。n8nと各ツールのアカウントを連携させ、基本的な設定を行います。
一部の取引先の注文書から試験的に導入を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて特定のフォーマットへの読取精度を向上させるチューニングを行います。
全取引先へ対象を拡大し、本格運用を開始します。作業時間の削減率やエラーの発生率などのKPIを設定し、導入効果を定期的に測定します。
運用を通じて得られたデータをもとに、ワークフローをさらに改善します。受発注業務だけでなく、請求書処理や在庫管理など、他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間約120万円の人件費削減効果 |
| 生産性向上 | コア業務への集中により30%改善 |
| エラー率削減 | 95%減少（手作業比） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 2万円～10万円（ツールの利用料による） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、自社の業務の中で「毎日繰り返している単純な入力作業」がないか探してみましょう。特に、紙やPDFの情報をシステムに転記している業務は、AI自動化の絶好のターゲットです。今回の事例を参考に、小さな範囲からでも自動化を試してみることが、大きな業務改革への第一歩となります。私たちfeerは、その一歩を全力でサポートし、お客様と共に走り続けます。
参考資料・関連リンク
- n8n 公式サイト - 今回の自動化の要となるワークフローツールです。
- AI導入ガイドブック - 経済産業省 - 中小企業がAIを導入する際の指針がまとめられています。
- ジェトロ DXポータル - 企業のデジタルトランスフォーメーションに関する情報が豊富です。
- IT導入補助金2024 - AIツール導入に活用できる補助金の公式サイトです。
- FAXや手書き注文書の手入力の「手間」をとる！AI-OCR「テマトリ」を提供開始 - PR TIMES - AI-OCRの具体的なサービス事例です。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む