武州工業様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の時短を実現
目次
武州工業様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の時短を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやメールなど多様な形式による受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の武州工業株式会社様（製造業・従業員約100名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様は、多品種少量生産を得意とするパイプ加工のスペシャリストです。 毎日、多くの取引先からFAXやメールで注文書が届きますが、そのフォーマットはバラバラでした。担当者の方が一件ずつ内容を確認し、手作業で基幹システムへデータを入力する作業は、非常に時間がかかるものでした。特にFAXで送られてくる手書きの注文書は文字の判読が難しく、確認のために取引先へ電話することも少なくありませんでした。その結果、担当者の残業が常態化し、本来注力すべき生産管理や品質向上のための時間が確保できないという大きな悩みを抱えておられたのです。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力だけで月に80時間以上の残業が発生し、入力ミスによる手戻りが生産性に影響していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
中小企業の約8割がFAXによる受注を行っているという調査結果もあります。
リモートワーク環境下でも、FAX確認のために出社する「FAX出社」が問題となっています。
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（光学的文字認識）：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：AI-OCRや社内システムなど、複数のサービスを連携させて一連の業務を自動化する要です。
- • Google Sheets / kintone：データ化された注文情報を蓄積・管理するためのデータベースとして活用します。
- • Slack / Microsoft Teams：処理結果の通知や、確認が必要な事項を担当者へ知らせるために使用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識があまりなくても、ノードを繋ぎ合わせることで直感的に自動化のフローを構築できるツールです。 今回のケースでは、以下のようなワークフローを設計します。
- トリガー設定: メール受信や特定フォルダへのファイル追加をきっかけに、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCR連携: 受け取った注文書ファイル（PDFや画像）をAI-OCRサービスに送信し、書かれている文字をテキストデータに変換させます。
- データ整形: AI-OCRから受け取ったテキストデータを、n8nの機能で必要な項目（会社名、品番、数量、納期など）ごとに整理します。
- データベース登録: 整理したデータを、Google Sheetsやkintoneなどの指定のデータベースへ自動で登録します。
- 担当者へ通知: 処理が正常に完了したことや、もし読み取りエラーなどで確認が必要な項目があれば、その内容をSlackやTeamsで担当者へ通知します。
3 実装手順
まず既存の業務フローを可視化し、各工程にかかる時間や発生しているミスを洗い出します。 どの取引先の、どの注文書の処理に一番時間がかかっているかを特定します。
扱う注文書の形式（活字、手書きなど）に合わせて、最適なAI-OCRツールを選定します。n8nと連携させ、基本的なワークフローのプロトタイプを構築します。
特定の取引先数社に絞って試験的に導入を開始します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、特定のフォーマットで精度が低い場合は、読み取り箇所の設定を調整（チューニング）します。
全取引先を対象に本格運用を開始します。KPI（Key Performance Indicator）として「月間の作業時間削減率」「データ入力エラー率」などを設定し、導入前後の数値を比較して効果を測定します。
運用で得られたデータを分析し、さらなる改善点を探します。例えば、将来的には受注データから需要予測を行ったり、請求書や納品書の処理にも自動化の範囲を拡大したりすることが可能です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月80時間以上削減 |
| コスト削減 | 年間150万円以上（人件費換算） |
| 生産性向上 | 約20%改善 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツール利用料による） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：重要なのは、まず自社の業務を「見える化」し、どこに一番時間がかかっているのか、どんなミスが多いのかを把握することです。 その上で、今回ご紹介したようなツールが課題解決にどう役立つかを具体的に検討してみましょう。feerは、そんな企業様一社一社に寄り添い、最適な自動化の道のりを一緒に走るパートナーです。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 武州工業株式会社 公式サイト - 今回事例として紹介させていただいた企業の公式サイトです。
- n8n 公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイトです（英語）。
- 中小企業の受発注のデジタル化について（中小企業庁） - 中小企業の受発注デジタル化に関する調査報告です。
- 企業の受発注業務に関する実態調査（Sansan株式会社） - FAX出社など、受発注業務の実態に関する調査データです。
- AI・データの利用に関する契約ガイドライン（経済産業省） - AI活用における契約上の留意点などがまとめられています。
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