請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率さについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の旭化成株式会社様（製造業・従業員数千名規模の事例ですが、中小企業でも応用可能です）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、紙やPDF形式で毎月大量に届く請求書の処理が大きな負担となっていました。 取引先ごとに請求書のフォーマットが異なるため、担当者が一枚一枚内容を目で確認し、会計システムへ手作業で入力する必要があったのです。このプロセスは時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生する温床にもなっていました。特に月末月初は処理が集中し、経理部門の残業が常態化。担当者が限られているため、不在時には業務が完全にストップしてしまうという属人化の問題も抱えていたのです。
💥 課題の影響：経理担当者の作業時間が月間約50時間も請求書処理に費やされ、入力ミスによる手戻りも月に数件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: Google Cloud Vision AI, SmartRead)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスをAPI経由でつなぎ合わせ、一連の業務プロセスを自動化する「自動化の要」です。
- • クラウドストレージ (例: Google Drive)：受信した請求書ファイルを一元的に保管し、自動化の起点となる場所です。
- • 会計ソフト (例: freee会計, マネーフォワード クラウド)：データ化された請求書情報をAPI連携で自動的に取り込み、仕訳作業を効率化します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識が少なくても、まるでブロックを組み合わせるように直感的に自動化のフローを構築できます。 具体的には、以下のような一連の流れを全自動で実行するワークフローを作成します。
- トリガー：Google Driveの指定フォルダに新しい請求書ファイルがアップロードされると、ワークフローが自動で起動します。
- AI-OCR処理：Google Cloud Vision AIなどのAI-OCRサービスにファイルを送信し、請求書からテキスト情報を抽出します。
- データ整形：AI（例：ChatGPTやGemini）を使い、抽出したテキストの中から「請求元」「請求日」「金額」などの必要な項目を正確に抜き出し、構造化されたデータ（JSON形式など）に整形します。
- 会計ソフトへ登録：整形されたデータをfreee会計などの会計ソフトのAPIに送信し、新しい取引として自動で登録します。
- 結果通知：処理が完了したら、Slackなどのチャットツールに「請求書〇〇の処理が完了しました」といった通知を送り、担当者が結果をすぐに確認できるようにします。
3 実装手順
まず、現在処理している請求書の種類や枚数、処理にかかっている時間を正確に把握します。どの作業に一番時間がかかっているかを可視化することが、自動化成功の第一歩です。
自社の帳票の種類や量に合わせて、最適なAI-OCRツールを選びます。無料トライアルなどを活用し、実際の請求書で読み取り精度をテストすることが重要です。
まずは特定の取引先や部門の請求書のみを対象に、小規模な試験導入（PoC）を行います。 ここで出た課題を元に、AIの読み取り項目の設定を調整するなど、精度を高めていきます。
試験導入で効果が確認できたら、対象範囲を全社に拡大します。「作業時間」「コスト」「エラー発生率」などのKPIを設定し、導入前後の数値を比較して効果を定量的に測定します。
AI-OCRの読み取り結果を定期的にレビューし、AIに再学習させることで、使えば使うほど精度が向上します。請求書処理で得たノウハウを、他の帳票（納品書、注文書など）の自動化にも展開していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 |
| コスト削減 | 年間100万円以上（人件費換算） |
| 生産性向上 | 経理担当者がより付加価値の高い業務へシフト |
| エラー率削減 | 90%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0円～20万円 |
| 月額運用費 | 3万円～15万円（ツールの組み合わせによる） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：重要なのは、いきなり完璧を目指すのではなく、まずは身近な課題からスモールスタートすることです。今回ご紹介したn8nやAI-OCRツールには無料プランやトライアル期間が用意されているものも多いです。まずは毎月受け取る請求書のうち、5枚だけでも自動処理に挑戦してみませんか？その小さな一歩が、未来の大きな業務改善につながります。私たちfeerは、そんなお客様の「はじめの一歩」から、ゴールまでしっかりと伴走いたします。
参考資料・関連リンク
- n8n公式サイト - 今回の自動化の要となるワークフローツールです。
- Google Cloud Vision AI - 高精度な文字認識が可能なAI-OCRサービスの一つです。
- 旭化成株式会社様の導入事例 - 請求書処理自動化の具体的な効果が紹介されています。
- 中小企業のAI活用事例（富士フイルム） - 中小企業がAIを導入する際のヒントが満載です。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - n8nを使った具体的な請求書処理ワークフローの解説記事です。
- 請求書はAI-OCRでデジタル化！〜作業の手順や活用事例も紹介〜 - AI-OCR導入のメリットや手順が詳しく解説されています。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
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