請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で月間作業時間を80%削減！
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で月間作業時間を80%削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は卸売業の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ヤマヤス様（包装資材や物流機器の卸売業・従業員80名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [14]
こちらの企業様では、毎月1,000件近くもの請求書を手作業で処理していました。 [14] 担当者の方が紙やPDFで受け取った請求書の内容を一つひとつ確認し、会計システムへ手で入力する作業が大きな負担となっていたのです。特に月末月初の繁忙期には業務が集中し、残業時間が増加する原因になっていました。また、手作業による入力ミスがどうしても発生してしまい、その確認と修正作業にさらに時間が奪われるという悪循環に陥っていました。このような属人化した業務プロセスは、担当者が不在の場合に業務が完全に停止してしまうリスクも抱えていたのです。
💥 課題の影響：月間約1,000件の請求書処理に、担当者2名がかりで約50時間もの時間を費やしていました。 [14]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（光学的文字認識）：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化します。 [2]
- • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要です。 [1]
- • クラウド会計ソフト：データ化された請求書情報をAPI連携で自動的に取り込み、仕訳を行います。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できる強力なツールです。 [4, 7] 今回の請求書処理では、以下のような自動化の流れ（ワークフロー）を構築します。
- トリガー設定: Google Driveやメールなど、指定した場所に請求書ファイルが届いたら、ワークフローが自動で開始します。
- AI-OCR処理: 新しい請求書ファイルをAI-OCRサービス（例：RICOH 受領請求書サービスなど）に送り、請求元、金額、日付などの情報をテキストデータとして抽出します。 [2]
- データ検証・整形: 抽出したデータに誤りがないか簡単なチェックを行い、会計ソフトが受け入れられる形式に整えます。
- 承認プロセス: 整形したデータをSlackなどのチャットツールに通知し、経理担当者が内容を確認して「承認」ボタンを押せるようにします。
- 会計ソフトへ自動登録: 承認されたデータは、API連携を通じて自動的に会計ソフトに登録され、仕訳が完了します。
- 処理済みファイルの保管: 完了した請求書ファイルは、自動的に「処理済み」フォルダへ移動され、整理されます。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを洗い出します。 [6]
読み取り精度や料金体系を比較し、自社に最適なAI-OCRツールを選定します。その後、n8nと会計ソフトとの連携設定を行います。
一部の取引先からの請求書のみを対象に試験的に自動化を開始し、読み取り精度やワークフローの動作を微調整します。
全社的に本格運用を開始し、「処理時間の短縮率」や「エラー率の削減率」などのKPIを設定して効果を定量的に測定します。 [6]
運用で得られたデータを元に、さらなる改善点を見つけ出します。請求書処理だけでなく、他の定型業務への自動化展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減（月50時間 → 月10時間） |
| コスト削減 | 年間約120万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者はより付加価値の高い業務へ集中可能 |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミスを撲滅） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円（要件定義・ワークフロー構築費用） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（各ツール利用料・保守費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：重要なのは、まず自社の課題を正しく把握することです。毎日の業務の中で「これは時間がかかるな」「単純作業だな」と感じる部分をリストアップしてみましょう。その上で、AIや自動化ツールで何が解決できるのか、専門家と一緒に考えることが成功への近道です。私たちfeerは、お客様一人ひとりの状況に寄り添い、最適な解決策を共に考え、実現まで並走します。ぜひお気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- n8n公式サイト - n8nの機能や料金プランについて確認できます。
- RICOH 受領請求書サービス - 事例で紹介したAI-OCRサービスの詳細です。
- 大塚商会 卸売業の基幹業務システム導入事例 - 多くの卸売業の業務効率化事例が掲載されています。 [3]
- 【課題別】卸売業のDX事例10選！ - 請求書処理を含む、卸売業のDX事例がまとめられています。 [14]
- バクラク請求書受取 導入事例 - 様々な企業の請求書処理自動化の事例を参照できます。
- ファーストアカウンティング 導入事例 - 経理業務のAI化に関する事例が豊富です。
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参考資料・関連リンク
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