八尾トーヨー住器様の業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減
目次
八尾トーヨー住器様の業務効率化事例｜AI導入で月80時間の工数削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は住宅建材販売業の中小企業様でよく見られる複数チャネルにまたがる問い合わせ管理の非効率さについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の八尾トーヨー住器株式会社様（住宅用建材販売業・従業員約50名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [14]
こちらの企業様では、顧客からの問い合わせが電話、FAX、メールなど複数のチャネルに分散していました。各担当者が個別に対応していたため、対応状況の共有が難しく、誰がどの案件をどこまで進めているのか把握しづらい状態でした。その結果、対応の重複や遅延が発生することがありました。さらに、問い合わせ履歴が個人のメールボックスや手元のメモに残るだけで、組織としてのナレッジが蓄積されず、業務の属人化が進んでしまうという問題も抱えておられました。 [9] 担当者は本来注力すべき顧客への提案活動よりも、こうした情報整理や確認作業に多くの時間を割かれていたのです。
💥 課題の影響：月間で約8000件を超える問い合わせに対し、情報が分散することで対応品質にばらつきが生じ、月間約80時間もの工数が確認と調整作業に費やされていました。 [4]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • OpenAI (ChatGPT)：メールやFAXからOCRで読み取ったテキストの内容をAIが自動で要約し、案件の緊急度や種類を分類します。 [21]
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。 [11]
- • Google Workspace (Gmail, Google Drive, Google Sheets)：問い合わせ窓口、データ保管、レポート作成の基盤として活用します。
- • Slack：担当者へのリアルタイム通知とチーム内での迅速な情報共有を実現します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように各ツールを連携させ、問い合わせ対応業務を自動化できます。 [7, 17] 具体的には、以下の流れを自動で実行するワークフローを構築します。
- 問い合わせ受信：Gmailに届いたメールをn8nが定期的にチェックします。
- 内容解析：受信したメール本文をOpenAIノードに送り、内容の要約、問い合わせカテゴリ（例：見積依頼、納期確認）、緊急度を判定させます。
- タスク生成と通知：解析結果を基に、Google Sheetsの管理台帳へ自動で記録します。同時に、Slackの担当チャンネルへ「【新規依頼】〇〇様より納期確認」のように通知を送り、担当者を割り当てます。
- 履歴管理：すべてのやり取りとAIの解析結果はGoogle Driveに保存され、いつでも誰でも確認できる状態になります。
3 実装手順
まず、どのような問い合わせが、どのくらいの頻度で、どのチャネルから来るのかを可視化します。これにより、自動化すべき業務の優先順位を明確にします。
OpenAI、n8n、Google Workspace、Slackのアカウントを準備し、API連携の設定を行います。特にn8nでは、各ツールと連携するための認証情報を設定することが重要です。 [18]
最初は特定の問い合わせ種別のみを対象にスモールスタートします。AIの分類精度を確認し、プロンプトを調整するなどして、期待通りの動作になるまで最適化を繰り返します。
全社的に運用を開始し、KPIとして「問い合わせの一次対応時間」や「月間の残業時間」を設定します。Google Sheetsに蓄積されたデータをもとに効果を定量的に測定します。
従業員からのフィードバックを収集し、定期的にワークフローを見直します。将来的には、見積書作成や発注業務など、他の定型業務へ自動化の範囲を拡大していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月間約60時間削減（約75%削減） |
| コスト削減 | 年間約200万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | コア業務への集中により20%改善 |
| エラー率削減 | 転記ミスや対応漏れを95%減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 20万円～50万円（コンサルティング・設計費用） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（ツール利用料・保守費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。 [3] 問い合わせ対応のような定型業務を自動化することで、従業員はより付加価値の高い創造的な仕事に時間を使えるようになります。
次のステップ：まずは、御社の業務の中で「時間がかかっている定型作業」や「情報の転記が多い業務」を一つ見つけてみませんか。 [14] その小さな一歩が、会社全体の生産性を大きく向上させるきっかけになります。私たちfeerは、その第一歩からお客様と伴走し、最適な解決策を一緒に考えさせていただきます。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 【中小企業DX】DXを進めやすい業務と具体的なステップ、成功事例について解説 - BizRobo!
- 八尾トーヨー住器株式会社 公式サイト
- n8n - Workflow automation
- OpenAI 公式サイト
- カスタマーサポート（CS）業務の効率化に成功した事例３選 - yaritori
- カスタマーサービスとは？チャットボット導入による成功事例をご紹介 - RICOH
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
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