請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は決済代行サービス業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ROBOT PAYMENT様（決済代行サービス・従業員218名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のような成長中の企業では、事業拡大に伴って毎月処理する請求書の数が数百枚にのぼることがあります。 経理部門では、これらの請求書を紙やPDFで受け取り、担当者が一件ずつ内容を目で確認していました。 そして、会計システムへ手作業でデータを入力するという、非常に時間と手間のかかる作業を行っていたのです。 このプロセスでは、どうしても入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。 さらに、月末月初の繁忙期には業務が集中し、担当者の残業時間が長くなるという大きな課題を抱えていました。
💥 課題の影響：請求書処理だけで月間約80時間の作業時間が発生し、入力ミスによる修正作業が毎月10時間以上追加でかかっていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: DX Suite, Google Cloud Vision AI)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取り、データ化する技術です。
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化するための要となるツールです。
- • クラウドストレージ (例: Google Drive)：データ化された請求書や元ファイルを保管し、どこからでもアクセス可能にします。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、メール受信から会計システムへの登録までを人の手を介さずに実行できます。 まず、Gmailに請求書PDFが添付されたメールが届くと、n8nが自動で検知します。 次に、添付されたPDFファイルをGoogle Driveの指定フォルダに保存し、ファイル名を規則的に整理します。 そして、AI-OCR（Google Geminiなど）がPDFから請求日、金額、取引先名などの重要項目を自動で抽出します。 最後に、抽出したデータを整形して、お使いの会計システム（freee会計など）にAPI連携で自動的に登録し、担当者へSlackで通知を送ります。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、処理枚数、作業時間、エラー発生率を正確に把握します。
自社の請求書の形式や量に合ったAI-OCRツールを選定します。トライアル期間を活用して、読み取り精度を検証することが重要です。
特定の取引先や部門に限定して試験的に導入し、問題点を洗い出します。AI-OCRが苦手な帳票があれば、手動での確認プロセスを残すなど役割分担を設計します。
全社的に展開し、KPIとして設定した「作業時間」「コスト」「エラー率」を定期的に測定し、導入効果を評価します。
従業員からのフィードバックを収集し、ワークフローを継続的に改善します。請求書処理で得たノウハウを、他の経理業務（経費精算など）の自動化にも展開していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減（月間90時間→18時間） |
| コスト削減 | 年間約250万円（人件費・残業代換算） |
| 生産性向上 | 単純作業から解放され、分析業務など高付加価値業務へ集中 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（AI-OCR、n8n等のツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AIと自動化による請求書処理の効率化は、もはや大企業だけのものではありません。 中小企業だからこそ、限られたリソースを最大限に活用するために、このようなツールの導入が不可欠です。 まずは、自社の請求書処理にかかる時間や手間を一度計測してみることから始めませんか。 どこに一番時間がかかっているかを知ることが、改善への第一歩です。 feerは、お客様と一緒に走りながら最適な解決策を見つけるパートナーです。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ROBOT PAYMENT - 今回事例として紹介した企業の公式サイトです。
- AIはどのような業務を効率化できる？中小企業の活用事例を紹介 - Fujifilm - 中小企業におけるAI活用事例が紹介されています。
- 請求書の支払処理を効率化｜自動化する方法とメリット、注意点を徹底解説 - SuperStream-NX - 請求書処理の自動化について詳しく解説されています。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note - n8nを活用した請求書処理の具体的なワークフローが紹介されています。
- 請求書受領業務の課題を解決！AI-OCR搭載サービスで自動化を実現 | ファーストアカウンティング - AI-OCRによる請求書処理のメリットが解説されています。
- n8n - Workflow automation - 本記事で紹介した自動化ツールn8nの公式サイトです。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
- https://4rjhptarqbdtr1jy.public.blob.vercel-storage.com/challenge-scenes/challenge-scene-1757930464917.png"
- https://www.robotpayment.co.jp/"
- https://www.fujifilm.com/fb/solution/multicopy/column/ai-case-studies-for-smes"
- https://www.superstream.co.jp/library/column/10419"
- https://note.com/n8n_japan/n/n4d8b5c96030c"
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