株式会社フジワラテクノアート様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
株式会社フジワラテクノアート様の受発注業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社フジワラテクノアート様（醸造機械製造・従業員約170名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、取引先ごとに異なるフォーマットの注文書がFAXやメールで毎日大量に届いていました。 担当者はその内容を一つひとつ確認し、手作業で基幹システムへ入力する必要がありました。このプロセスは非常に時間がかかり、入力ミスや確認漏れといった人為的エラーが発生しやすい状況でした。特に繁忙期には、受注処理の遅延が後工程の生産計画にも影響を及ぼすことがあり、大きな経営課題となっていたのです。 また、熟練の担当者に業務が集中しやすく、業務の属人化が進んでしまう点も問題視されていました。 このような手作業中心の業務フローが、従業員の長時間労働を招き、より付加価値の高い業務へ時間を割くことを難しくしていました。
💥 課題の影響：データ入力作業に毎月約100時間以上を費やし、入力ミスによる手戻りコストが年間数十万円発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (SmartReadなど)：FAXやPDF形式の注文書を高精度で読み取り、テキストデータへ自動変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールを連携させ、データ登録から通知までの一連の流れを自動化する要のツールです。
- • kintone (または既存の基幹システム)：AI-OCRでデータ化された受注情報を集約・管理するデータベースです。
- • Slack (またはメール)：処理完了やエラー発生時に担当者へ自動で通知を送ります。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミング知識がなくても、機能のパーツ（ノード）を繋ぎ合わせるだけで複雑な業務フローを自動化できるツールです。 今回は、メールやFAXで受信した注文書をトリガーに、AI-OCRでデータ化し、基幹システムに登録後、担当者に通知するという一連の流れを構築します。 条件分岐も柔軟に設定できるため、「特定の取引先からの注文は優先処理する」といったルールも簡単に追加可能です。
3 実装手順
まず既存の受注業務フローを可視化します。取引先ごとの注文書のフォーマットや処理時間を洗い出し、どこに一番時間がかかっているかを特定することが重要です。
AI-OCRとn8nの無料トライアルを活用し、いくつかの主要な注文書フォーマットで読み取り精度をテストします。 その後、基幹システムや通知ツールとの連携設定をおこないます。
特定の取引先や部門に限定して、自動化ワークフローの試験運用を開始します。読み取り精度が低い箇所やエラーが発生するパターンを特定し、AI-OCRの設定やn8nのロジックを微調整（チューニング）します。
全社的に本格運用を開始します。KPIとして「受注処理時間」「エラー発生率」「担当者の作業工数」などを設定し、導入前後のデータを比較して効果を定量的に測定します。
運用で得られたデータを基に、AI-OCRの学習モデルを更新したり、n8nのワークフローをさらに効率化したりします。将来的には発注業務や請求書処理など、他の業務への横展開も検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月100時間→月20時間） |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費・手戻りコスト） |
| 生産性向上 | 25%改善（コア業務への集中） |
| エラー率削減 | 90%減少（5%→0.5%） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円 |
| 月額運用費 | 3万円～10万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：重要なのは、いきなり大規模な導入を目指すのではなく、まずは特定の業務に絞って小さく始めることです。 AI-OCRやn8nのようなツールには無料プランやトライアル期間が用意されています。まずは自社の注文書でどの程度の精度でデータ化できるか試してみることから、業務改善の第一歩を踏み出しましょう。feerは、そんな皆様の挑戦を全力でサポートします。
参考資料・関連リンク
- 株式会社フジワラテクノアート 公式サイト - 今回ご紹介した企業の公式サイトです。
- 株式会社テクノア 導入事例 - フジワラテクノアート様のDX推進に関する詳細な事例紹介です。
- n8n公式サイト - ワークフロー自動化ツールn8nの公式サイト（英語）です。
- BizRobo! 業務効率化の成功事例 - 様々な業界のRPA導入による業務効率化事例が掲載されています。
- BOXIL Magazine 製造業界向けAI-OCR特集 - 製造業に特化したAI-OCRの選び方や事例がまとめられています。
- アラジンEC 受発注業務の自動化解説 - 受発注業務を自動化する具体的な方法や注意点が解説されています。
- Salesforce 製造業のAI活用事例 - 大手企業を含む製造業でのAI活用事例が豊富に紹介されています。
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