株式会社シムトップス様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減

株式会社シムトップス様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減

6分2025年9月5日 09:01
#AI#自動化#業務効率化#DX#n8n

目次

株式会社シムトップス様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減

課題事例

課題シーンのイラスト
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こんにちは、株式会社feer広報部です！

今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる受発注業務の非効率さについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。

📋 今回の企業様の事例

実際の株式会社シムトップス様（ソフトウェア開発業）の事例を参考に、製造業における課題を見ていきましょう。

多くの中小製造業では、FAXや電話でのアナログな受発注業務が依然として主流です。 毎日、取引先から様々な形式の注文書が届き、担当者がその内容を目で確認して販売管理システムへ一件ずつ手で入力しています。この作業は時間がかかるだけでなく、品番の打ち間違いや数量の誤入力といった人為的なミスが発生しやすいという問題を抱えていました。特に、繁忙期には受注量が増加し、担当者の残業時間が大幅に増えてしまう状況でした。さらに、この業務は特定の担当者の経験に依存しており、その担当者が不在の際には業務が滞ってしまう「属人化」も深刻な課題となっていました。

💥 課題の影響：ある調査では、中小企業の85%以上がFAXや電話などのアナログな手段で受注しており、これがテレワーク導入の妨げにもなっています。

📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください

AI改善提案

💡

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こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。

1 使用するAI技術・ツール

🛠️

今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。

どれも実績のある信頼できるツールばかりです！

  • • AI-OCR (DX Suiteなど)：手書きやFAXの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
  • • n8nワークフロー：各ツールやサービスを連携させ、一連の業務プロセスを自動化する要のツールです。
  • • Google Workspace (Gmail, Google Sheets)：メールでの注文書受け取りや、処理データの管理・蓄積に利用します。
  • • Slack：処理結果やエラーを担当者にリアルタイムで通知し、確認作業をスムーズにします。

2 n8nワークフローによる自動化アプローチ

⚡

ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！

n8nは、プログラミング知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できる強力なツールです。 今回の受発注業務は、n8nを使って以下のような流れで自動化します。まず、Gmailに特定の取引先から注文書のメールが届くと、それをきっかけにn8nのワークフローが自動で起動します。次に、メールに添付されたPDFや画像ファイルをAI-OCRサービス（DX Suiteなど）に送信し、注文内容をテキストデータとして抽出します。 抽出されたデータは、n8n上で必要な形式に加工され、Google Sheetsに自動で記録されます。これにより、手入力の手間を完全に省くことができます。最後に、処理が正常に完了したことや、もし読み取りに不明な点があった場合には、その内容がSlackを通じて担当者に即座に通知されます。 これで、担当者は確認作業だけで済むようになります。

3 実装手順

1
現状分析とデータ収集
まず、どの業務にどれくらいの時間がかかっているかを把握します。取引先ごとに異なる注文書のフォーマットを整理し、自動化の対象とする帳票を決定します。
2
ツール選定と初期設定
AI-OCRやn8nなどのツールを選定し、アカウント設定やAPI連携の準備を行います。特にAI-OCRは、読み取りたい帳票の形式に合わせて、どの項目を抽出するかの設定を丁寧に行うことが重要です。
3
試験導入とチューニング
一部の取引先や特定の注文書からスモールスタートで試験導入します。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を微調整（チューニング）して、精度を高めていきます。
4
本格運用と効果測定
精度が安定したら、対象業務全体へと展開し本格運用を開始します。導入前後で作業時間がどれだけ削減されたか、エラー率がどれだけ低下したかなど、具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定し効果を測定します。
5
継続改善とスケールアップ
運用しながら、さらに改善できる点がないか定期的に見直します。受発注業務で成功すれば、請求書処理や在庫管理など、他の業務への横展開も検討し、会社全体の生産性向上を目指します。

期待できる定量的効果

効果項目 改善効果
作業時間短縮月間約80時間の削減（約80%削減）
コスト削減年間約200万円の人件費削減
生産性向上担当者がより付加価値の高い業務に集中可能
エラー率削減95%以上の入力ミス削減

導入期間・コスト概算

項目 期間・費用
導入期間2ヶ月～4ヶ月
初期費用30万円～80万円
月額運用費5万円～15万円（ツールの利用料による）

まとめ

✅

いかがでしたでしょうか？

今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。

次のステップ：AIと自動化の導入は、単なるコスト削減だけが目的ではありません。 定型業務から解放された従業員が、より創造的で付加価値の高い仕事に時間を使えるようになることで、企業全体の競争力を高めることにつながります。 まずは、あなたの会社の業務の中に、どのような「手作業」や「繰り返し作業」が隠れているかを見つけることから始めてみませんか。株式会社feerは、その業務の洗い出しから、最適なツールの選定、そして導入後のサポートまで、お客様としっかりと並走しながらご支援いたします。

参考資料・関連リンク

注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載

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