株式会社ヨシズミプレス様の請求書処理効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
目次
株式会社ヨシズミプレス様の請求書処理効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られる請求書処理の非効率さについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の株式会社ヨシズミプレス様（製造業・従業員約100名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [1]
こちらの企業様では、毎月多くの取引先から紙やPDFなど、さまざまな形式で請求書が届いていました。経理担当のスタッフ様が、それら一枚一枚の内容を目で確認し、会計システムへ手作業で入力していたのです。フォーマットがバラバラなため、どこに何が書かれているか探すだけでも一苦労でした。特に月末月初の繁忙期には、この作業に追われてしまい、本来注力すべき資金繰りの計画や経営分析といった、より大切な業務になかなか時間を割けない状況が続いていたのです。
💥 課題の影響：請求書処理だけで毎月80時間以上かかり、入力ミスによる手戻りも月に数件発生していました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
・手作業による請求書処理の課題 - ファーストアカウンティング株式会社
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (Google Cloud Visionなど)：紙やPDFの請求書から文字情報を高精度で読み取るAI技術です。 [7, 11]
- • n8nワークフロー：様々なツールやサービスを繋ぎ合わせ、一連の作業を自動化する中心的な役割を担います。 [4, 5]
- • Google Workspace (Gmail, Google Drive, Google Sheets)：請求書の受け取りからデータの一時保管、確認までを担う、使い慣れたツールです。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！ [5]
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように自動化の流れを構築できます。具体的には、以下のようなワークフローを設計します。
- メール受信を検知: Gmailに「請求書」などのキーワードを含むメールが届くと、n8nが自動でそれを検知します。
- 添付ファイルを保存: メールに添付された請求書PDFを、Google Driveの指定フォルダへ自動的に保存します。
- AI-OCRでデータ化: 保存されたPDFをAI-OCRが読み取り、請求元、金額、日付などの必要な情報をテキストデータに変換します。 [7]
- スプレッドシートへ転記: 抽出されたデータがGoogle Sheetsへ自動で入力され、一覧表が作成されます。 [23]
- 担当者へ確認通知: 処理が完了したら、Slackやメールで担当者へ「確認してください」と通知を送ります。
この流れにより、担当者の方はメールを開いて、PDFを見て、システムに入力して…という一連の手作業から解放されるのです。
3 実装手順
まず、どのような形式の請求書が毎月何枚くらい届くのか、処理にどれくらいの時間がかかっているのかを正確に把握します。
目的に合わせて最適なAI-OCRツールを選び、n8nやGoogle Workspaceとの連携設定（API設定など）を行います。
一部の請求書データで実際にワークフローを動かしてみて、AI-OCRの読み取り精度などを確認し、必要に応じて調整します。
全社的に運用を開始し、「作業時間」や「エラー発生率」などの指標（KPI）を定めて、導入前と比べてどれだけ改善したかを測定します。
運用しながら出てきた小さな課題を改善し続けます。将来的には、会計システムへの直接入力など、さらに自動化の範囲を広げていくことも可能です。 [9]
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 約80%削減（月80時間→月16時間へ） [7] |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | コア業務への集中による付加価値向上 [15] |
| エラー率削減 | 95%以上減少（手入力によるミスを抜本的に削減） [19] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円（設定支援費用など） |
| 月額運用費 | 3万円～10万円（各ツール利用料など） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：大切なのは、まず自社の業務の中に「これはAIで楽にできるかも？」という作業を見つけることです。毎日繰り返している単純な入力作業や、紙の書類を探す時間はありませんか？まずはそうした身近な課題を一つ見つけることから、業務改善の大きな一歩が始まります。私たちfeerは、その第一歩からお客様と一緒に走り、最適な解決策を見つけるお手伝いをいたします。
参考資料・関連リンク
- 株式会社ヨシズミプレス公式サイト - 企業公式サイト
- n8n公式サイト - ワークフロー自動化ツール
- Google Cloud Vision AI - AI-OCR技術の詳細
- バクラク請求書受取 導入事例 - 請求書処理の自動化事例
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - 技術ブログ [5]
- AIと自動化による請求書処理の変革 - 業界レポート [10]
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む