受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
目次
受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる受発注業務の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の武州工業株式会社様（製造業・従業員約100名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様では、多品種少量生産を得意とする一方で、取引先ごとに異なる形式の注文書がFAXやメールで毎日大量に届いていました。担当者の方が一件ずつ内容を確認し、手作業で基幹システムへデータを入力する作業は、非常に時間がかかるものでした。特に手書きの注文書は文字の判読が難しく、確認のために取引先へ電話連絡することも少なくありませんでした。その結果、担当者の残業が常態化してしまいます。本来注力すべき生産管理や品質向上のための時間が確保できないという、大きな悩みを抱えていたのです。
💥 課題の影響：手作業によるデータ入力だけで月に80時間以上の残業が発生し、入力ミスによる手戻りが生産性に深刻な影響を与えていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (DX Suiteなど)：FAXやPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツールやシステムを連携させ、一連の業務を自動化する自動化の要です。
- • Slack, Google Workspace：処理結果の通知や、データの一時保管場所として活用します。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nは、プログラミングの知識があまりなくても、視覚的な操作で様々なサービスを連携できるツールです。 今回は、メールで受信した注文書を自動で処理する流れを構築します。
3 実装手順
まず現在の業務プロセスを詳細に洗い出し、どこに時間がかかっているのか、どのようなミスが多いのかを可視化します。
様々なAI-OCRツールの読み取り精度を比較検討し、自社の注文書フォーマットに最適なツールを選びます。n8nの初期設定も行います。
特定の取引先など、範囲を限定して自動化の運用を開始します（スモールスタート）。 読み取り精度やデータ連携に問題がないかを確認し、改善を繰り返します。
試験導入で安定稼働が確認できたら、対象を全取引先に拡大します。作業時間の削減量やエラー率の減少率など、具体的な効果を測定します。
運用しながら、さらに改善できる点がないかを探します。将来的には、基幹システムへの直接入力や、発注業務の自動化など、範囲を広げていくことも可能です。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 月80時間 → 月16時間（80%削減） |
| コスト削減 | 年間 約230万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 担当者がコア業務に集中可能 |
| エラー率削減 | 95%以上減少 |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円 |
| 月額運用費 | 5万円～15万円 |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：今回の事例は、特別なものではありません。FAXやメールの処理、データの転記作業は、AIによる自動化が最も効果を発揮する領域です。まずは、自社の受注業務の流れを書き出し、どの工程に一番時間がかかっているかを見える化することから始めましょう。feerは、その第一歩からお客様と共に走り、最適な解決策をご提案します。
参考資料・関連リンク
- 武州工業株式会社 - 今回ご紹介した事例企業様の公式サイトです。
- n8n - オープンソースのワークフロー自動化ツールの公式サイトです。
- DX Suite (AI-OCR) - 高精度なAI-OCRツールの公式サイトです。
- 中小企業のAI活用事例と導入メリット - Kipwise - 中小企業のAI活用に関する有益な情報がまとめられています。
- 業務効率化のアイデア10選を個人・企業別に解説！ - SAXA-DX Navi - 業務効率化の具体的なアイデアや事例が紹介されています。
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