請求書処理の効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業界の中小企業様でよく見られる手作業による請求書処理の非効率化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の新日本ケミカル・オーナメント工業株式会社様（製造業・従業員270名）では、どんな課題があったのでしょうか？ [9]
こちらの企業様では、毎日多くの取引先からFAXで大量の注文書や請求書を受け取っていました。 [9] 経理担当者はその内容を販売管理システムへ一件ずつ手作業で入力していたのです。紙で受け取る請求書はフォーマットがばらばらで、確認すべき項目も多岐にわたります。そのため、入力作業に膨大な時間がかかっていました。さらに、手作業による転記ミスがどうしても発生してしまい、データの正確性を担保するためのダブルチェックも必須でした。 [9, 10] こうした作業が月末月初に集中することで、経理部門は慢性的な長時間労働という大きな課題を抱えていたのです。
💥 課題の影響：転記ミスが約4～5％の確率で発生し、その確認と修正作業で担当者の業務負荷が非常に大きくなっていました。 [9]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR (例: SmartRead, DX Suite)：紙やPDFの請求書から、請求元、金額、日付などの情報を高精度で自動的にテキストデータ化します。 [1, 2, 8]
- • n8nワークフロー：AI-OCRや会計ソフト、チャットツールなどを連携させ、一連の請求書処理プロセスを自動化する要です。 [6, 7]
- • クラウド会計ソフト (例: freee会計, マネーフォワード クラウド)：データ化された請求書情報を取り込み、仕訳や支払い処理を管理します。 [8]
- • Google Drive / Slack：請求書ファイルの保管場所や、処理状況の通知先として活用します。 [7]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務フローを自動化できます。 [24] 今回の請求書処理では、以下のようなワークフローを設計します。 [7, 23]
- トリガー：Google Driveの指定フォルダに請求書PDFがアップロードされると、ワークフローが自動で開始します。
- データ抽出：n8nがAI-OCRツールのAPIを呼び出し、アップロードされた請求書ファイルから必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 内容確認と通知：抽出したデータ（例：金額が100万円以上など）に基づいて条件分岐させ、承認が必要な場合はSlackで経理担当者に通知を送ります。
- 会計ソフトへ登録：担当者の確認後、n8nが会計ソフトのAPIを介して、抽出データを基に仕訳データを自動で作成・登録します。 [10]
- 処理結果の記録：最後に、処理が完了した請求書の情報をGoogle Sheetsに記録し、管理台帳を自動で更新します。
3 実装手順
まず現在の請求書処理フローを可視化し、どこに時間がかかっているか、どのようなミスが多いかを分析します。 [13] 処理する請求書の種類や枚数を把握することも重要です。
自社の請求書のフォーマットに対応できるAI-OCRツールを選びます。多くのツールには無料トライアルがあるため、実際に試して読み取り精度を確認することが成功の鍵です。 [5]
特定の取引先や部門に限定して試験的に導入を開始します。AI-OCRが読み取りを間違えた箇所を修正すると、AIが学習して精度が向上していくため、このチューニング期間が非常に大切です。 [14]
全部門での本格運用を開始し、「請求書1枚あたりの処理時間」「入力エラー率」などのKPIを設定して効果を測定します。 [12] 定量的なデータで改善効果を把握します。
導入後も定期的に運用方法を見直し、改善を続けます。 [19] 請求書処理で得たノウハウを、他の業務（例：契約書管理、経費精算）の自動化にも展開していきます。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%削減 [8] |
| コスト削減 | 年間約150万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 経理担当者が分析や企画など高付加価値業務へシフト [17] |
| エラー率削減 | 95%以上減少 [8] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 10万円～50万円（初期設定・コンサルティング費用） |
| 月額運用費 | 3万円～15万円（各SaaSツールのライセンス費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AIによる請求書処理の自動化は、もはや特別なことではありません。まずは自社の経理業務の中で、どの作業に一番時間がかかっているかを洗い出してみましょう。 [15] そして、今回ご紹介したようなAI-OCRツールの無料トライアルを試してみることから始めるのがおすすめです。小さな一歩が、会社の生産性を大きく変えるきっかけになります。私たちfeerは、そんな皆様の挑戦を全力でサポートします。
参考資料・関連リンク
- 新日本ケミカル・オーナメント工業株式会社 - 今回事例として参考にさせていただいた企業の公式サイトです。
- DX Suite 導入事例 - AI-OCRツールの導入事例が多数掲載されています。
- スマートOCR 導入事例 - 様々な業界でのAI-OCR活用事例を確認できます。
- n8n 公式サイト - ノーコード自動化ツールn8nの公式サイトです。
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - n8nを使った具体的な請求書処理の自動化フローが解説されています。 [7]
- 経理業務の効率化方法5選！成功事例やメリットも解説 - BizRobo! - 経理業務全体の効率化について体系的にまとめられています。 [13]
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
AI活用についてのご相談
この記事で紹介したAI活用策について、詳しい実装方法やカスタマイズのご相談を承っています。
無料相談に申し込む