請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
目次
請求書処理の業務効率化事例｜AI導入で80％の時間短縮を実現
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られる請求書処理の煩雑化について、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の日本ガス株式会社様（インフラ業界）では、どんな課題があったのでしょうか？ [18]
こちらの企業様のような多くの中小企業では、経理担当者が限られた人数で幅広い業務をこなしています。 [1, 2] 毎月、取引先から送られてくる大量の請求書は、紙やPDFなど形式がバラバラです。担当者はその内容を目で確認し、会計システムへ一つひとつ手で入力するという作業に多くの時間を費やしていました。この手作業は、入力ミスや読み取り間違いといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。 [3] 特に月末月初の繁忙期には、請求書処理業務が集中し、担当者の残業時間が長くなることも少なくありません。業務が特定の人に依存してしまう「属人化」も、中小企業が抱えやすい課題の一つです。 [2, 3]
💥 課題の影響：日本ガス株式会社様の事例では、従来1件あたり5分かかっていたデータ入力作業が、経理部門の大きな負担となっていました。 [18]
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR「DX Suite」：AI技術で紙やPDFの請求書を高精度に読み取り、テキストデータに変換します。 [7, 12]
- • n8nワークフロー：様々なクラウドサービスを繋ぎ合わせ、一連の業務プロセスを自動化する中心的な役割を担います。 [5, 32]
- • 会計ソフト「freee会計」：API連携に対応しており、自動化されたデータをスムーズに受け取り、仕訳登録まで行います。 [4, 33]
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務の流れを自動化できます。 [8] 今回の請求書処理では、以下のようなワークフローを設計します。
- 請求書の自動取り込み: 特定のメールアドレスに届いた請求書PDFや、スキャンして保存した画像ファイルをn8nが自動で検知します。 [8]
- AI-OCRでのデータ化: n8nが「DX Suite」に請求書データを渡し、会社名・日付・金額などの項目を自動で読み取らせます。
- 承認依頼の自動通知: 読み取った内容をSlackなどのチャットツールに自動で通知し、担当者に確認と承認を依頼します。
- 会計ソフトへの自動登録: 担当者が承認すると、n8nが「freee会計」にデータを送信し、仕訳を自動で作成します。 [4, 22]
- 処理済みファイルの保管: 処理が完了した請求書ファイルを、日付や取引先名のフォルダに自動で整理・保管します。
3 実装手順
まず、毎月受け取る請求書の種類や枚数、現在の処理工程にかかる時間を可視化します。どの部分に一番時間がかかっているかを特定することが重要です。
AI-OCRや会計ソフト、n8nのアカウントを準備し、それぞれのAPI連携設定を行います。freee会計など多くのソフトはAPI連携のためのドキュメントが充実しています。 [33]
まずは一部の請求書で自動化フローをテストします。AI-OCRの読み取り精度を確認し、必要に応じて設定を微調整することで、本格運用時のミスを減らします。
全部門での運用を開始し、「処理時間の削減率」や「エラーの発生件数」などの指標（KPI）を定めて、導入効果を具体的に測定します。
請求書処理だけでなく、経費精算や発注業務など、他の業務にも自動化の範囲を広げていくことで、会社全体の生産性をさらに高めることができます。 [28]
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 最大80%以上削減 [15] |
| コスト削減 | 年間 数十万～数百万円（人件費、保管費用） |
| 生産性向上 | 担当者がより付加価値の高い業務へ集中 [13] |
| エラー率削減 | 90%以上減少（手入力ミスの撲滅） [11] |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 1ヶ月～3ヶ月 |
| 初期費用 | 0円～30万円（ツールの初期設定費用など） |
| 月額運用費 | 3万円～15万円（各ツールのライセンス費用） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：AI-OCRとn8nのような自動化ツールを組み合わせることで、請求書処理という定型業務から解放されます。空いた時間で、資金繰りの改善や経営分析といった、会社の未来を作るためのより創造的な仕事に取り組むことが可能になります。まずは自社の業務プロセスを見直し、どこから自動化できるか小さな一歩を踏み出してみませんか。私たちfeerは、その第一歩からお客様と並走し、最適な解決策を一緒に考えます。
参考資料・関連リンク
- AI-OCR「DX Suite」公式サイト - AI inside 株式会社
- n8n公式サイト - n8n
- freee会計 公式サイト - freee株式会社
- 株式会社ROBOT PAYMENT 公式サイト - 株式会社ROBOT PAYMENT
- 日本ガス株式会社 公式サイト - 日本ガス株式会社
- 【n8nでなんでも自動化】Gmailの請求書PDFを自動整理＆AI抽出！ - note - n8nの具体的な活用ブログ
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