武州工業株式会社様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減！
目次
武州工業株式会社様の受発注業務効率化事例｜AI導入で月80時間の作業を削減！
課題事例
こんにちは、株式会社feer広報部です！
今回は製造業の中小企業様でよく見られるFAXやメールによる受発注業務の非効率さについて、AI活用での解決事例をご紹介いたします。
📋 今回の企業様の事例
実際の武州工業株式会社様（製造業・従業員約150名）では、どんな課題があったのでしょうか？
こちらの企業様のような製造業の現場では、依然として多くの注文がFAXやメールで届くことが一般的です。 担当者の方が注文書を一枚一枚確認し、手作業で社内の生産管理システムへ情報を入力していました。この方法は時間がかかるだけでなく、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーが発生しやすい状況を生み出します。 特に、注文が集中する月末や月初には担当部署の残業が常態化し、他の重要な業務に時間を割けないというジレンマを抱えていました。情報が担当者ごとに管理されてしまうことで業務が属人化し、急な欠勤の際には対応が遅れてしまうリスクもありました。
💥 課題の影響：手作業による入力と確認作業に毎月約80時間も費やされ、約5%の入力ミスが手戻りの原因となっていました。
📚 参考資料：この課題についての詳細は以下をご参照ください
AI改善提案
そこで！feerがおすすめするAI活用ソリューションをご提案いたします！
こちらの企業様のような課題は、AIと自動化の組み合わせで驚くほど改善できるんです。
1 使用するAI技術・ツール
今回の解決策では、以下のようなツールを組み合わせて使用します。
どれも実績のある信頼できるツールばかりです！
- • AI-OCR（例：RICOH 受領請求書サービス）：紙やPDFの注文書を高精度で読み取り、テキストデータに変換します。
- • n8nワークフロー：各ツール間のデータ連携を自動化し、一連の業務フローを構築する要のツールです。
- • kintone（キントーン）：データ化された注文情報を一元管理し、社内で共有するための業務改善プラットフォームです。
- • Gmail / Google Drive：メールで受信した注文書のPDFを自動で検知し、保存する役割を担います。
2 n8nワークフローによる自動化アプローチ
ここが今回のメインとなる自動化の仕組みです！
n8nを使うことで、プログラミングの知識がなくても、まるでブロックを組み合わせるように業務の自動化フローを構築できます。 今回は、メール受信からデータ登録までの一連の流れを自動化します。
- メール監視: n8nが定期的にGmailをチェックし、「注文書」などのキーワードが含まれる未読メールを自動で検知します。
- PDFファイル保存: メールに添付された注文書のPDFファイルを、自動的にGoogle Driveの指定フォルダへ保存します。
- AI-OCRでデータ抽出: 保存されたPDFをAI-OCRツールに送信し、「取引先名」「品番」「数量」「納期」などの情報をテキストデータとして抽出します。
- kintoneへ自動登録: 抽出されたテキストデータを、kintoneで作成した受発注管理アプリの各項目に自動で登録します。
- 担当者へ通知: 登録が完了したら、Slackやメールで担当者に通知し、最終確認を促します。
3 実装手順
まず現在の受発注業務の流れを可視化し、どこに時間がかかっているか、どんなミスが多いかを分析します。
kintoneで受発注管理アプリを作成し、AI-OCRの読み取り精度を確認します。n8nで各ツールのアカウント連携設定を行います。
まずは一部の取引先からの注文書で自動化フローをテストします。「小さく始めて大きく育てる」アプローチで、現場のフィードバックを元に改善を重ねます。
安定稼働を確認後、対象を全取引先に拡大します。「作業時間の削減率」や「エラー率の低下」をKPIとして設定し、導入効果を定量的に測定します。
受発注業務だけでなく、請求書処理や在庫管理など、他の業務へも自動化の範囲を広げていくことを検討します。
期待できる定量的効果
| 効果項目 | 改善効果 |
|---|---|
| 作業時間短縮 | 80%削減（月80時間→月16時間） |
| コスト削減 | 年間約200万円（人件費換算） |
| 生産性向上 | 25%改善（創出時間を高付加価値業務へ） |
| エラー率削減 | 90%減少（5%→0.5%以下） |
導入期間・コスト概算
| 項目 | 期間・費用 |
|---|---|
| 導入期間 | 2ヶ月～4ヶ月 |
| 初期費用 | 30万円～80万円（設定支援含む） |
| 月額運用費 | 5万円～15万円（ツール利用料） |
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回ご紹介した事例のように、適切なAI活用で業務効率は大幅に改善できます。
次のステップ：まずは、みなさまの会社で毎日繰り返されている単純作業や、時間がかかっている業務をリストアップすることから始めてみませんか。FAXやメールの処理、データの転記作業などが改善の第一歩になるかもしれません。feerは、そんな一歩を踏み出すみなさまと一緒に、最適な解決策を考え、伴走していくパートナーです。お気軽にご相談ください。
参考資料・関連リンク
- 株式会社MonotaRO - 間接資材のECサイト大手で、多くの製造業が利用。
- 武州工業株式会社 - 今回のモデルケースとなったパイプ加工・製造企業。
- RICOH 受領請求書サービス - AI-OCR技術で請求書処理を自動化するサービス。
- kintone（キントーン）公式サイト - サイボウズが提供する業務改善プラットフォーム。
- n8n公式サイト - ノーコードでワークフローを自動化できるツール。
- DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進する（経済産業省） - 国が推進するDXに関する情報。
注意：GoogleサーチリダイレクトURL（vertexaisearch.cloud.google.com等）は使用禁止。必ずオリジナルの直接URLを記載
参考資料・関連リンク
- https://4rjhptarqbdtr1jy.public.blob.vercel-storage.com/challenge-scenes/challenge-scene-1757275230930.png"
- https://www.smrj.go.jp/research_case/dx/case/favgos000001bc6k.html"
- https://corp.monotaro.com/"
- https://www.b-mall.ne.jp/company/bushukogyo/"
- https://www.ricoh.co.jp/service/ricoh-cloud-ocr-for-invoice"
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